Voorbeelden van externe gegevensbronnen die vaak met Excel worden gebruikt, zijn onder meer:

Tekstbestanden: Externe gegevens kunnen worden geïmporteerd uit tekstbestanden, zoals .CSV-bestanden (door komma's gescheiden waarden) en .TXT-bestanden (platte tekst). Elke rij in deze bestanden vertegenwoordigt een record en de kolommen worden gescheiden door vooraf gedefinieerde scheidingstekens zoals komma's of tabs.

Excel-bestanden: Gebruikers kunnen gegevens uit andere Excel-werkmappen koppelen of importeren. Gekoppelde gegevens worden automatisch bijgewerkt wanneer het bronbestand wordt gewijzigd, terwijl geïmporteerde gegevens permanent in het Excel-bestand worden opgenomen.

Databases: Met Excel kunnen gebruikers verbinding maken met externe databases zoals Microsoft Access, MySQL en Oracle. Eenmaal ingesteld, kunnen verschillende databasetabellen binnen Excel worden geopend en weergegeven als spreadsheets.

Webpagina's: Live gegevens of informatie kunnen worden geïmporteerd uit website-URL's. Gegevens die uit webpagina's worden gehaald met behulp van specifieke tags, worden webscraping genoemd of het schrapen van webgegevens.

Externe gegevens zijn met name nuttig voor:

- Toegang tot actuele informatie wanneer verbonden met live gegevensbronnen (zoals databases of webgebaseerde services).

- Consolideren van gegevens uit verschillende bronnen in één Excel-bestand voor uitgebreide analyse en rapportage.

- Automatiseren van rapportageprocessen door regelmatig verbinding te maken met externe data en deze te vernieuwen.

- Samenwerken met anderen wanneer externe gegevens kunnen worden bekeken en toegankelijk voor gebruikers.