1. Verzending: De scanner zendt een radiofrequentiesignaal uit. De gebruikte frequentie is afhankelijk van het type scanner en de technologie van de tags die deze moet lezen (bijvoorbeeld UHF, HF, LF).

2. Taginteractie: Wanneer het signaal van de scanner een compatibele tag bereikt (zoals een streepjescode, RFID-tag of een ander soortgelijk apparaat), ontvangt de antenne van de tag het signaal.

3. Gegevensmodulatie: De tag bevat gegevens die in een specifiek formaat zijn gecodeerd. Bij ontvangst van het signaal van de scanner wordt de tag geactiveerd en verzendt de opgeslagen gegevens terug naar de scanner, waarbij het radiofrequentiesignaal meestal op een specifieke manier wordt gemoduleerd (amplitude-, frequentie- of fasemodulatie). Dit is hoe de gegevens *op* de radiogolf worden gecodeerd.

4. Signaalontvangst en decodering: De antenne van de scanner ontvangt het gemoduleerde signaal van de tag. De interne schakelingen van de scanner decoderen vervolgens dit gemoduleerde signaal om de gecodeerde gegevens te extraheren. Dit omvat complexe signaalverwerking om ruis weg te filteren en de datastroom correct te interpreteren.

5. Gegevensverwerking en -uitvoer: Zodra de gegevens zijn gedecodeerd, verwerkt de scanner deze (controleert bijvoorbeeld op fouten, formatteert deze op de juiste manier) en geeft deze weer op het scherm van de scanner. Het kan deze gegevens ook draadloos (bijvoorbeeld via Bluetooth of Wi-Fi) naar een computer of ander systeem verzenden voor verdere verwerking of opslag.

Verschillende soorten draagbare RF-scanners gebruiken verschillende technologieën:

* Barcodescanners: Deze gebruiken lasers of imagers om streepjescodes te scannen, wat in wezen visuele representaties van gegevens zijn. Hoewel ze technisch gezien licht gebruiken en niet RF in de typische zin, werken ze op vergelijkbare principes van signaaloverdracht, ontvangst en gegevensextractie. Ze zijn een eenvoudigere vorm van RF-scannen.

* RFID-scanners (Radiofrequentie-identificatie): Deze scanners werken met RFID-tags die microchips en antennes bevatten. De tags hebben geen zichtlijn nodig, zoals bij streepjescodes, en kunnen vanaf een afstand worden gelezen, afhankelijk van de frequentie en het tagtype. Deze maken explicieter gebruik van radiogolven. Ze kunnen verder worden gecategoriseerd op frequentie (Lage frequentie (LF), Hoge frequentie (HF), Ultrahoge frequentie (UHF)).

In wezen is een draagbare RF-scanner een miniatuurzendontvanger (zender en ontvanger) die is ontworpen om draadloos te communiceren met tags en labels, en de daarin gecodeerde informatie te extraheren. De specifieke werking varieert afhankelijk van het type scanner en de gebruikte technologie.