Document control is van het grootste belang in een technische omgeving . Dit geldt vooral voor afdelingen die moeten documenten met betrekking tot de aan hun procedures methodes slaan . Uit de dienst die moet een procedure beschikken voor nieuwe medewerkers , en de productie - end -proces , is het noodzakelijk een middel te regelen van de aanmaak, herziening , kwaliteit en bijwerken van deze documenten . Gevarieerde vormen van Document Control Proces Afhankelijk van het type van de techniek die wordt ondernomen , zal de hoeveelheid en de stijl van de controle aanzienlijk variëren. Bijvoorbeeld , voor de software engineering kan er minder mechanische tekeningen, maar misschien meer processchema's . Hoe dan ook , er moet een structuur voor het proces. Sommige uitgangspunten moeten worden gevolgd . Eerst worden documenten afkomstig van een uitgevende afdeling . Ze worden vooral gebruikt door die afdeling , en andere afdelingen kan enige inbreng in het proces te hebben. Maar de algemene controle moet worden genomen door de afgifte afdeling . Vervolgens moet een set documenten worden gemaakt door een team van schrijvers . De documenten moeten worden beoordeeld , en dus een team van beoordelaars moeten worden ingesteld die de bevoegdheid hebben te herzien en hebben het onderwerp - kennis om correcties aan te brengen en elke fase uiteindelijk goedkeuren . Standard Operating Procedures < br SOP's > procedures ( Standard Operating Procedures ) bestaan in alle organisaties om de procedures voor alle aspecten van het werk dat wordt gedaan formaliseren . Het is belangrijk om de werkwijze voor alle gebieden van de organisatie vangen . Van de procedures voor het nemen van nieuwe medewerkers om regels voor bijzondere operaties in een productiebedrijf , elke procedure is belangrijk . Natuurlijk moet een afdeling in staat zijn om snel te identificeren een specifieke SOP voor een specifieke procedure . Het moet gemakkelijk te vinden en het moet veilig worden opgeslagen en niet in staat om te worden bewerkt , behalve in een geformaliseerd document control proces . Alle updates moeten duidelijk worden vastgelegd in de juiste locatie en het moet duidelijk zijn wie de verandering , de reden voor is en de datum en tijd het werd gedaan gemaakt . The Mechanics of Controlling Documenten Mechanica een document wordt gemaakt op basis van een reeks van nota genomen terwijl het interviewen van een KMO (onderwerp sxpert ) en in een leesbare vorm gebracht door een technisch schrijver . Het document wordt dan gestuurd voor beoordeling , waar het zal worden afgemeten aan een set van standaard richtlijnen voor het maken van dit type document . In de loop van de creatie van een document als dit , zal het passeren veel verschillende mensen, die zullen alle input hun unieke gezichtspunt in het proces . Ten slotte zal het goedkeuren van documenten bereiken en worden opgeslagen in een document repository waar iedereen die er toegang toe moet kunnen om het te bekijken zal zijn . Op elk moment kan een update nodig zijn om het document . Als dit het geval is , zal effectief document controle eventuele wijzigingen , de redenen daarvoor ( bijvoorbeeld een firmware-update ) en de persoon die maakte het changes.Finally , moeten alle documenten worden onderworpen aan kwaliteitscontrole te vangen , dit zal een extra stap ontworpen om de balk omhoog dus hou dat de norm van de documenten een bepaalde voorgeschreven niveau nooit onder .
|