Excel-spreadsheets kunt organisatie taken te vereenvoudigen , zodat visualisatie van gegevens of trends en zorgen voor data-analyse . Echter , Excel-spreadsheets zijn slechts zo goed als je ze maakt . Lukrake spreadsheets zou kunnen werken voor het maken van een snelle grafiek of tabel , maar ze worden problematisch wanneer u verwijzen terug naar hen later . Het maken van betere Microsoft Excel-spreadsheets is een kwestie van het nemen van de tijd om het goed te doen , een paar minuten aan de voorkant kunt uren besparen gedurende de levensduur van uw spreadsheet . Instructies
1 Break -up van uw gegevens . Excel-werkbladen hebben een grote en steeds groeiende , aantal beschikbare rijen en kolommen per blad; Excel-werkmappen kunnen ook veel meer dan de standaard drie bladen hebben . Voor kleine datasets , kunnen meerdere afzonderlijke brokken van gegevens kunnen passen op een vel . Het is een goede gewoonte om slechts een tabel , lijst , of gerelateerde set van gegevens op elk blad gezet . Kopen van 2 Naam van uw gegevens . In Excel spreadsheets , kunt u de naam van werkbladen , cellen en celbereiken . Maak er een gewoonte van naamgeving cellen die u zal verwijzen naar vaak met logische namen die je naamgeving volgen . Bijvoorbeeld , als u een cel met een rente , misschien noem maar op " INTRATE " . U kunt vervolgens gebruiken in een formule in een werkblad van uw dossier door de naam ( " = INTRATE * F3 " ) ; dit vereenvoudigt de formule typen evenals auditing later . Benoemde bereiken kunnen worden gebruikt als lijsten om typefouten of beperken keuzes te voorkomen .
Gebruik reacties 3 . Commentaar kan worden toegevoegd aan een cel in een Excel-spreadsheet met de rechtermuisknop op het menu , je kunt ook je commentaar in cellen grenzend aan het gebied dat u commentaar op . Reacties moeten gebruikt worden om acties die u al hebt gedaan , redenen voor het doen van uw spreadsheet de manier waarop je dat deed , of databronnen --- iets dat later nodig zou zijn te verklaren .
4 Gebruik formules en macro's aan te vereenvoudigen . Snelle en vuile methoden zoals knip-en -plak -en typewerk , maar formules kan de kans op menselijke fouten te verminderen , vooral als je nodig hebt om uw gegevens samen te vatten . Enkele belangrijke combinaties van functies , zoals het gebruik van INDEX om informatie te verzamelen vanaf een andere locatie in combinatie met MATCH zodat Excel zoekt de juiste cel locatie voor u , bespaart u tijd , zorgen ervoor dat uw samenvatting gegevens worden bijgewerkt en fouten te voorkomen .
5 Maak een cover of basis blad voor uw spreadsheet . Vermeld uw naam , het doel van het werkblad , grote veranderingen journaal, en alle belangrijke beslissing variabelen . Deze praktijk kan dom of misschien overkill lijken als je bent de enige die zal worden met behulp van een spreadsheet , maar voorbladen zijn nuttig , zelfs in deze situaties . Ze hebben niet alleen vereenvoudigen uw interactie met uw spreadsheet , maar moet u na te denken over wat je doet met de data en spreadsheet in de eerste plaats .
Controleer 6 voor fouten vaak . De controle op fouten kan soms worden bereikt door het creëren van een grafiek en op zoek naar uitschieters , trends of verwachte data bereiken . In andere gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens te koppelen aan verwachte waarden met behulp van formules . Excel biedt een verscheidenheid aan formule - auditing functies , zoals het tonen van formules in de cellen in plaats van de resultaten , die u kunnen helpen in deze inspanning . Uw resultaten niet publiceren of delen , tenzij u een fout controle hebben gedaan .
|
