Mensen
gebruiken Microsoft Access te bouwen en beheren databases , die worden georganiseerd verzamelingen van gegevens die kunnen worden gedeeld onder vele gebruikers . Databases zijn cruciaal voor het bijhouden van gegevens van bedrijven en andere organisaties , waardoor meerdere individuen om toegang te krijgen , op te halen , bij te werken en anderszins dossiers snel en efficiënt aan te passen.
Identificatie

Access
is wat bekend staat als een database management systeem - een applicatie die gebruikers in staat stelt om informatie op te halen uit en update de database zonder overtreden van de relaties tussen de gegevens die in eerste instantie in het leven geroepen door de database- ontwerper . Bijvoorbeeld , zou de consument database van de Oats Company , een hypothetische onderneming , bestanden met de fysieke postadressen , aankoop geschiedenis , mailing geschiedenis en andere relevante informatie , alsmede de relaties tussen deze gegevens , en menu's ontworpen door de database- ontwerper zijn die toestaan ​​dat andere gebruikers om te zoeken naar informatie .
Database

een Access- database zelf bestaat uit de gegevens zelf en de relaties tussen de gegevens , de interfaces dat verschillende gebruikers zien en gebruiken om de gegevens te wijzigen of op te halen , en instructies voor hoe de database is fysiek worden opgeslagen op de computer of server .
Wanneer te gebruiken Microsoft Access

met Access is geschikt wanneer er meerdere relaties tussen de gegevens die u probeert op te nemen . Toegang is ook geschikt om te gebruiken als u van plan over het opslaan van gegevens over een lange periode van tijd , of als u nodig hebt om snel rapporten met ongelijksoortige stukken informatie te creëren .
Gebruik van Microsoft Excel Versus Microsoft Access < br >

Zeg het Oats Company mails verzoeken en dank u kaarten naar een mailinglijst samengesteld uit 10 verschillende groepen ( a , B , C. .. ) op verschillende momenten gedurende het jaar . Lidmaatschap in een groep is niet exclusief . Met andere woorden , kan de heer Joe Brown lid van de groepen A , C en D , zijn niet alleen A. Veronderstel nu mailinglijst van de Oats Company is samengesteld uit 10 verschillende Excel-spreadsheets - A , B , C , enzovoort . Aan de heer Brown's contactgegevens bij te werken , zou je moeten zijn record drie verschillende tijden respectievelijk te wijzigen , op spreadsheets A , C en D .

Stel dat de Oats Company wil volgen wat soort mailing elk groepslid ontvangen en wanneer hij of zij heeft ontvangen . In Excel kunt u een nieuw werkblad in elke spreadsheet om mailing geschiedenis op te nemen (bijvoorbeeld A en A ' ) te creëren . Echter, als Joe Brown , zeg , behaalde een graad in de rechten en was nu aangeduid als "Mr Joe Brown , Esq . " je zou hebben om zijn record op zes werkbladen updaten

Stel je nu als iemand je zou vragen om een meer complexe taak uit te voeren , op basis van deze eerste veronderstellingen , zoals : . verwijder alle leden van groep C van de mailinglijst , behalve leden die ook deel uitmaken van groep A en een andere groep behalve D , en een dank je kaart hebt ontvangen in de afgelopen zes maanden . Kammen door meerdere spreadsheets te vinden dat informatie zou een beetje meer vervelend zijn . Het toevoegen van een paar variabelen en verzoeken zal het duidelijk zijn dat Excel is niet een ideaal hulpmiddel voor het beheren mailinglijst van het bedrijf of andere database.

Access
, aan de andere kant , kunt u records weergegeven door een unieke creëren identifier - wat bekend staat als een primaire sleutel - die kan verwijzen naar meerdere stukken van de gegevens . Bijvoorbeeld , zou het record voor Joe Brown worden geïdentificeerd door een unieke alfanumerieke code die verwijst naar en maakt toegang tot elk van de attributen Joe Brown's halen . Attributen zijn de verschillende soorten gegevens in verband met de primaire sleutel van een record . Bijvoorbeeld , voornaam Joe Brown's , achternaam , adres en mailing geschiedenis zijn alle attributen van een record in de database . Een goed ontworpen Access-database zou alleen noodzakelijk dat de gegevens een keer worden bijgewerkt , de database kan ook een combinatie van attributen gevraagde te halen . Dit maakt de taken zoals die in de vorige paragraaf eenvoudig , en maakt Access ideaal voor het bouwen en beheren van databases .