De wijdverspreide scannen van documenten heeft nieuwe mogelijkheden voor de opslag van gegevens op computers en het delen van informatie met mensen in verre locales gemaakt . Op hetzelfde moment , het vormt een verscheidenheid aan uitdagingen die zorgvuldig moet worden overwogen door degenen die verantwoordelijk zijn voor het instellen van de voortplanting beleid document . Een aantal van de uitdagingen die zijn tastbaar en kan worden gezien in de zeer korte termijn , andere zijn immateriële en zijn alleen zichtbaar op de lange termijn . Schade aan kwetsbare documenten
Scannen
presenteert een tastbaar gevaar voor kwetsbare documenten , die gemakkelijk worden beschadigd in het proces van behandeling en deze plat op de glasoppervlakken van de scanners . Het scannen kan ook bros documenten beschadigen bloot te stellen aan intens licht , waarvan bekend is schadelijk papier zijn . Volgens de International Records Management Trust : " De beste actie is om een meester kopie van het originele document te maken en gebruik die kopie om extra exemplaren , in plaats van herhaaldelijk kopiëren van het origineel te maken . "
Schade aan bound volumes
Veel scanners
kunnen onherstelbare schade veroorzaken aan de stekels van gebonden delen , zoals de meeste gebonden delen niet plat kan worden gelegd zonder te worden beschadigd. Bepaalde moderne scanners zorgen voor gebonden delen te scannen in een face - up positie en compenseren pagina kromming , maar deze scanners zijn duur en niet veel gebruikt . Het Amerikaanse Nationaal Archief heeft een uitvoerig verbod op het scannen van gebonden delen .
Vermindering van de intellectuele eigendom
Wanneer u een zeldzaam document scannen en maken het beschikbaar op een website , het risico van iemand eigenen het bestand en het te gebruiken voor zijn eigen doeleinden loop je . Zelfs als het gescande document niet beschikbaar is op een website wordt gemaakt , kan de server waarop deze zich bevindt worden gehackt en het document gestolen . In beide gevallen , scannen bloot uw intellectuele eigendom om diefstal en misbruik. Als het gescande beeld op een website , kunt u een zichtbare digitale watermerk ( bijvoorbeeld "Bezit van XYZ Studios" ) toe te voegen aan het beeld . Een woord van voorzichtigheid in orde : een eigenschap stempel die digitaal wordt toegevoegd om een beeld te kunnen digitaal worden verwijderd
Gevaar van digitale veroudering
Zoals iedereen die heeft ontdekt . een oude floppy disk en probeerde tevergeefs te lezen het weet , is er geen garantie dat de hardware en de software om het gescande document weer beschikbaar zal zijn in de toekomst . Dit probleem , dat bekend staat als ' digitale veroudering , " is het onderwerp van veel discussie door bibliothecarissen en archivarissen . De voor de hand liggende oplossing is om bestanden te upgraden naar de nieuwste generatie van data - opslag- normen op een continue basis .
|
