| Notulenbladen zijn, in de context van archivering, geen standaard of algemeen erkend onderdeel van het archiveringssysteem, zoals mappen of kasten. De term "notulen" verwijst meestal naar het officiële verslag van een vergadering. Daarom verwijst een 'notulenblad' waarschijnlijk naar een enkele pagina of een paar pagina's met de notulen van een vergadering .
Hoe deze notulen worden gebruikt bij de archivering, hangt volledig af van het archiveringssysteem dat door een organisatie wordt gebruikt:
* Deel van een groter bestand: De notulenbladen worden in een bestandsmap geplaatst die gewijd is aan die specifieke commissie, project of onderwerp. Notulen van een vergadering van de raad van bestuur bevinden zich bijvoorbeeld in de map 'Raad van bestuur'.
* Chronologische volgorde: Binnen die map kunnen de notulen chronologisch worden gerangschikt, met de meest recente notulen bovenaan.
* Alfabetische volgorde (minder gebruikelijk): Afhankelijk van het archiveringssysteem *kunnen* ze alfabetisch op datum worden gearchiveerd (bijvoorbeeld "Vergadernotulen 26-10-2023").
* Numerieke volgorde (voor projecten): Als notulen betrekking hebben op specifieke projecten met toegewezen nummers, kunnen ze numeriek worden gearchiveerd.
* Aparte map: Sommige organisaties bewaren de notulen van de vergadering in een aparte map, voorzien van het juiste label (bijvoorbeeld 'Project X Meeting Minutes').
Kortom, er bestaat geen gespecialiseerde archiveringsmethode voor notulen. Het is eenvoudigweg een document dat is geïntegreerd in een breder archiefsysteem op basis van de behoeften van de organisatie en de voorkeursmethode. |
