Ik. Functionele vereisten (wat het systeem *moet doen*):

* Medewerkersbeheer:

* Onboarding: Beheer van nieuwe medewerkers, inclusief het volgen van sollicitaties, aanbiedingsbrieven, integratie van antecedentenonderzoeken en geautomatiseerd onboarding-papierwerk.

* Persoonlijke informatie: Veilige opslag en beheer van persoonlijke gegevens van werknemers (adres, contactgegevens, contacten voor noodgevallen, enz.), met inachtneming van de relevante regelgeving inzake gegevensprivacy (AVG, CCPA, enz.).

* Arbeidsgegevens: Het bijhouden van arbeidsverleden, functietitels, salarisinformatie, prestatiebeoordelingen, promoties en ontslag.

* Selfserviceportaal: Toegang van medewerkers tot persoonlijke informatie, loonstrookjes, inschrijving voor voordelen, verlofaanvragen en trainingsmateriaal.

* Organigram: Visuele weergave van de organisatiestructuur.

* Werknemerslijst: Doorzoekbare directory van medewerkers met contactgegevens.

* Rekrutering en talentmanagement:

* Volgsysteem voor aanvragers (ATS): Vacatures plaatsen, sollicitatiebeheer, kandidatenscreening, sollicitatiegesprekken plannen en aanbodbeheer.

* Talentwerving: Het vinden van kandidaten, het beheren van wervingscampagnes en het bijhouden van belangrijke statistieken (time-to-hire, cost-per-hire).

* Prestatiebeheer: Prestatiebeoordelingen, het stellen van doelen, feedbackmechanismen en prestatiebeoordelingen.

* Opvolgingsplanning: Identificeer en ontwikkel medewerkers met een hoog potentieel voor toekomstige leiderschapsrollen.

* Training en ontwikkeling: Beheer van trainingsprogramma's, inschrijving van medewerkers, bijhouden van voltooiing en beoordeling.

* Loonlijst en compensatie:

* Payrollverwerking: Integratie met salarisaanbieders of mogelijkheid om de salarisadministratie intern te verwerken.

* Beloningsbeheer: Salarisadministratie, bonusberekeningen en uitkeringsadministratie.

* Belastingberekeningen: Nauwkeurige berekening van loonheffingen en inhoudingen.

* Rapportage en analyse: Het maken van loonrapportages en samenvattingen.

* Tijd en aanwezigheid:

* Tijdregistratie: Methoden waarmee werknemers hun werkuren kunnen registreren (bijvoorbeeld prikklok, urenstaten).

* Aanwezigheidsbeheer: Het bijhouden van de aanwezigheid, afwezigheid en te laat komen van medewerkers.

* Berekening van overuren: Nauwkeurige berekening van overuren en loon.

* Verlofbeheer: Aanvragen, goedkeuren en bijhouden van verlof van werknemers (vakantie, ziekteverlof, enz.).

* Voordelenbeheer:

* Voordeleninschrijving: Beheer van de inschrijving van werknemers in uitkeringsprogramma's (ziektekostenverzekeringen, pensioenplannen, enz.).

* Voordeleninhoudingen: Nauwkeurige berekening en aftrek van uitkeringskosten van de loonlijst.

* Open inschrijving: Ondersteuning voor open inschrijvingsperioden.

* Rapportage en analyse:

* Aanpasbare rapporten: Mogelijkheid om aangepaste rapporten te genereren op basis van verschillende datapunten.

* Gegevensvisualisatie: Presentatie van gegevens via diagrammen en grafieken.

* Key Performance Indicators (KPI's): Het bijhouden van belangrijke HR-statistieken (bijvoorbeeld personeelsverloop, medewerkerstevredenheid).

* Beveiliging en toegangscontrole:

* Op rollen gebaseerd toegangscontrole (RBAC): Beperking van de toegang tot gevoelige gegevens op basis van gebruikersrollen.

* Gegevenscodering: Versleuteling van gevoelige werknemersgegevens.

* Controle: Het volgen van gebruikersactiviteit en wijzigingen in gegevens.

* Naleving: Naleving van de relevante regelgeving inzake gegevensprivacy en beveiliging.

II. Niet-functionele vereisten (hoe het systeem zou moeten zijn *):

* Bruikbaarheid: Het systeem moet gemakkelijk te gebruiken en te navigeren zijn.

* Prestaties: Het systeem moet responsief en efficiënt zijn.

* Schaalbaarheid: Het systeem moet steeds meer data en gebruikers kunnen verwerken.

* Betrouwbaarheid: Het systeem moet betrouwbaar zijn en beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

* Beveiliging: Het systeem moet veilig zijn en gevoelige werknemersgegevens beschermen.

* Onderhoudbaarheid: Het systeem moet gemakkelijk te onderhouden en te updaten zijn.

* Draagbaarheid: Het systeem moet toegankelijk zijn op verschillende apparaten en platforms (web, mobiel).

* Integratie: Het systeem moet worden geïntegreerd met andere HR-systemen en -applicaties (bijvoorbeeld salarisadministratie en uitkeringsaanbieders).

* Toegankelijkheid: Het systeem moet toegankelijk zijn voor gebruikers met een beperking (ADA-conformiteit).

III. Technische vereisten:

* Technologiestapel: Specificatie van te gebruiken programmeertalen, databases, raamwerken en platforms.

* Implementatieomgeving: Cloudgebaseerd, on-premise of hybride.

* API-integraties: Specifieke API's vereist voor integratie met andere systemen.

* Databaseontwerp: Details over het databaseschema en het gegevensmodel.

Dit is geen uitputtende lijst en de specifieke vereisten zullen variëren afhankelijk van de unieke behoeften en context van de organisatie. Een grondig proces voor het verzamelen van vereisten is essentieel voordat u een HRMS ontwikkelt of selecteert. Bij dit proces moeten belanghebbenden uit de hele organisatie worden betrokken om ervoor te zorgen dat het systeem aan de behoeften van alle gebruikers voldoet.