Hier is een uitsplitsing:

Key -kenmerken:

* buiten de organisatie gemaakt: Dit betekent dat het document afkomstig is van een externe bron, zoals een klant, leverancier, overheidsinstantie of concurrent.

* gebruikt voor communicatie met externe partijen: Deze documenten worden gebruikt om te communiceren met individuen of organisaties buiten de organisatie zelf.

* Voorbeelden:

* Contracten: Overeenkomsten tussen twee of meer partijen.

* facturen: Rekeningen voor verstrekte goederen of diensten.

* kredietletters: Financiële instrumenten die worden gebruikt in de internationale handel.

* Druk op releases: Officiële aankondigingen aan de media.

* Marketingmateriaal: Brochures, flyers, website -inhoud.

* Feedbackformulieren van klanten: Enquêtes of vragenlijsten die worden gebruikt om meningen te verzamelen.

* Financiële rapporten: Documenten die de financiële prestaties van een organisatie openbaar maken.

* juridische documenten: Contracten, licenties, patenten, enz.

Belang van externe documenten:

* zakelijke transacties: Externe documenten zijn essentieel voor het uitvoeren van zaken, vooral op gebieden als verkoop, inkoop en juridische zaken.

* Communicatie en samenwerking: Ze helpen organisaties te communiceren met externe belanghebbenden en relaties op te bouwen.

* Naleving en wettelijke vereisten: Sommige externe documenten worden opgelegd aan de wet of voorschriften, waardoor transparantie en verantwoordingsplicht worden gewaarborgd.

Het onderscheiden van externe documenten van interne documenten:

* Interne documenten: Documenten die uitsluitend binnen een organisatie worden gebruikt, zoals memo's, e -mails, interne rapporten en projectplannen.

In wezen fungeren externe documenten als bruggen tussen een organisatie en de buitenwereld, waardoor communicatie, transacties en verschillende zakelijke activiteiten faciliteren.