* Bestanden delen: Het bestand is waarschijnlijk opgeslagen op een gedeeld netwerkstation (zoals een server, cloudopslag of een gedeelde map op een lokaal netwerk). Meerdere gebruikers hebben tegelijkertijd toegang tot hetzelfde bestand.

* Gelijktijdig bewerken: Als een andere gebruiker het bestand geopend heeft in Word of Excel en het gemarkeerd heeft voor bewerking (wat meestal de standaardinstelling is), wordt het opslaan van wijzigingen voor u onmogelijk. De software vergrendelt het bestand om te voorkomen dat gegevens per ongeluk worden overschreven. De wijzigingen van elke gebruiker zouden conflicteren en gegevensverlies veroorzaken, tenzij ze zorgvuldig worden beheerd.

* Bestandsvergrendelingsmechanismen: Word en Excel maken gebruik van bestandsvergrendelingsmechanismen om ervoor te zorgen dat slechts één persoon tegelijk wijzigingen kan aanbrengen. Deze vergrendelingen worden meestal vrijgegeven wanneer de gebruiker het bestand sluit.

* Vertraagde release: Soms heeft een gebruiker het bestand gesloten, maar is de vergrendeling nog niet vrijgegeven. Dit kan te wijten zijn aan netwerklatentie, softwarefouten of problemen met het bestandssysteem.

Oplossingen:

* Wacht: De eenvoudigste oplossing is vaak wachten. De andere gebruiker is mogelijk bezig met het voltooien van zijn bewerkingen en zal het bestand binnenkort sluiten, waardoor de vergrendeling wordt opgeheven.

* Neem contact op met de gebruiker: Als u weet wie het bestand nog meer gebruikt, neem dan contact met hen op en vraag hen het bestand te sluiten.

* Controleer de bestandslocatie: Zorg ervoor dat jullie allebei aan *exact hetzelfde bestand* werken dat zich op dezelfde plaats bevindt.

* Controleer netwerkconnectiviteit: Een probleem met de netwerkverbinding kan er soms voor zorgen dat de vergrendeling niet goed wordt vrijgegeven. Start uw computer opnieuw op of controleer uw netwerkverbinding.

* Geforceerd sluiten (gebruik met voorzichtigheid): Als u er absoluut zeker van bent dat niemand anders het bestand nodig heeft, kunt u *misschien* het bestand geforceerd sluiten vanuit de taakbeheerder van het besturingssysteem (Ctrl+Shift+Esc op Windows, Command+Spatie en typ "Activity Monitor" op macOS), maar dit is riskant en kan tot gegevensverlies leiden als de andere gebruiker niet-opgeslagen wijzigingen heeft. Doe dit alleen als laatste redmiddel.

* Gebruik cocreatie (aanbevolen): Microsoft 365 (abonnementsversie) heeft functies voor cocreatie ingebouwd in Word en Excel. Als co-auteurschap is ingeschakeld, kunnen meerdere mensen hetzelfde bestand tegelijkertijd bewerken, en de software beheert de wijzigingen om conflicten te voorkomen. Dit is de beste manier om samen aan een document te werken.

Samenvattend geeft het bericht aan dat een mechanisme voor conflictpreventie correct werkt. Contact opnemen met de andere gebruiker of gebruik maken van co-auteurschap is de beste manier om het probleem soepel op te lossen.