Het belangrijkste verschil tussen freeware en shareware ligt in hun licentieverlening en het beoogde gebruik:
* Freeware: Is software die gratis wordt verstrekt. Het wordt meestal permanent weggegeven en zonder beperkingen op het aantal kopieën dat u kunt maken of gebruiken. De ontwikkelaar behoudt echter alle rechten op de software en kan doorgaans wijzigingen of herdistributie beperken. Het is vaak een manier om bekendheid te verwerven, een gebruikersbestand op te bouwen of een beperkte versie van een commercieel product aan te bieden.
* Shareware: Wordt software gratis verspreid op proefbasis. Gebruikers mogen de software gedurende een beperkte tijd (vaak een proefperiode van 30 dagen) of een beperkt aantal toepassingen testen. Na die proefperiode wordt van de gebruiker doorgaans verwacht dat hij een vergoeding betaalt voor voortgezet gebruik. Dit is een proefperiode, zodat gebruikers kunnen zien of het aan hun behoeften voldoet voordat ze een aankoop doen. Shareware heeft tijdens de proefperiode vaak beperkte functionaliteit.
In het kort:
| Kenmerk | Gratis | Shareware |
|--------------|---------------------------------------|---------------------------------------|
| Kosten | Altijd gratis | Gratis op proef, daarna betaald |
| Proefperiode | Geen proefperiode, vanaf het begin volledig functioneel | Beperkte proefperiode, vaak met beperkingen |
| Functionaliteit | Meestal volledig functioneel | Vaak beperkt tot aankoop |
| Langdurig gebruik | Gratis en onbeperkt (tenzij anders vermeld in de licentie) | Aankoop vereist voor voortgezet gebruik |
Hoewel de grenzen hiertussen soms kunnen vervagen (sommige freeware heeft bijvoorbeeld donatie-opties), blijft het kernverschil de verwachting dat er betaald moet worden voor voortgezet gebruik. Shareware impliceert een toekomstige transactie; freeware niet. |