Voordelen (grotendeels theoretisch en vaak gecompenseerd door nadelen):

* Eenvoud: Voor extreem kleine datasets en eenvoudige behoeften (bijvoorbeeld een persoonlijke contactenlijst in een spreadsheet) kan een handmatige database sneller worden opgezet dan een volledig DBMS. Er is geen software-installatie of configuratie nodig.

* Directe controle: U heeft absolute controle over de structuur en het formaat van de gegevens. Dit kan voordelig zijn als u zeer specifieke, ongebruikelijke vereisten heeft waar een standaard DBMS niet gemakkelijk aan kan voldoen.

* Geen softwareafhankelijkheden: Geen afhankelijkheid van een specifiek softwarepakket; dit kan een voordeel zijn in extreem beperkte omgevingen.

Nadelen (substantieel en meestal onbetaalbaar):

* Schaalbaarheidsproblemen: Handmatige databases kunnen niet worden geschaald om grote hoeveelheden gegevens of veel gebruikers efficiënt te verwerken. Het toevoegen, bijwerken of opvragen van gegevens wordt extreem tijdrovend en gevoelig voor fouten naarmate de dataset groeit.

* Gegevensintegriteitsproblemen: Zonder de beperkingen en validatieregels van een DBMS is de gegevensintegriteit moeilijk te handhaven. Inconsistente gegevensinvoer, duplicatie en gegevensbeschadiging zijn waarschijnlijk.

* Gelijktijdigheidsproblemen: Het is vrijwel onmogelijk dat meerdere gebruikers gelijktijdig toegang krijgen tot de gegevens en deze kunnen wijzigen zonder geavanceerde (en complexe) handmatige synchronisatiemechanismen, wat kan leiden tot gegevensverlies of inconsistenties.

* Beveiligingsrisico's: Handmatige databases bieden minimale beveiligingsfuncties. Het beschermen van de gegevens tegen ongeoorloofde toegang of wijziging is uiterst moeilijk.

* Gegevensback-up en -herstel: Het op betrouwbare wijze back-uppen en herstellen van een handmatige database is aanzienlijk uitdagender dan met een DBMS, dat ingebouwde mechanismen biedt.

* Gegevens zoeken en ophalen: Het vinden van specifieke gegevens in een grote handmatige database is ongelooflijk inefficiënt, vooral zonder de index- of zoekmogelijkheden van een DBMS.

* Gebrek aan gegevensrelaties: Het beheren van relaties tussen gegevensitems (bijvoorbeeld klanten en hun bestellingen) wordt uiterst omslachtig zonder de relationele mogelijkheden van een DBMS.

* Moeilijke rapportage en analyse: Het genereren van rapporten en het uitvoeren van data-analyses op een handmatige database is veel arbeidsintensiever dan met een DBMS.

Samenvattend:hoewel een handmatige database misschien eenvoudig lijkt voor een klein, tijdelijk project, wegen de nadelen in bijna alle praktijkscenario's ruimschoots op tegen de voordelen. Het gebruik van een goed DBMS is bijna altijd de betere keuze voor het beheren van een aanzienlijke hoeveelheid gegevens.