Een gecentraliseerd registratiesysteem is een recordbeheersysteem waarin alle records op een centrale locatie worden opgeslagen. Dit kan een fysieke locatie zijn, zoals een archiefkast of een archiefcentrum, of een digitale locatie, zoals een cloudgebaseerd opslagsysteem. Het centrale registersysteem wordt doorgaans beheerd door een afdeling of team voor archiefbeheer, dat verantwoordelijk is voor het organiseren, indexeren en opslaan van de records. Het centrale registersysteem biedt één toegangspunt voor alle documenten, waardoor gebruikers gemakkelijk de documenten kunnen vinden die ze nodig hebben.

Gedecentraliseerd registratiesysteem:

Een gedecentraliseerd registersysteem is een recordbeheersysteem waarin records op meerdere locaties worden opgeslagen. Dit kan komen doordat de documenten door verschillende afdelingen of divisies binnen een organisatie worden aangemaakt, of omdat de documenten om veiligheids- of nalevingsredenen op verschillende locaties worden opgeslagen. Het gedecentraliseerde registersysteem wordt doorgaans beheerd door de afzonderlijke afdelingen of divisies die de documenten aanmaken, en elke afdeling of divisie is verantwoordelijk voor het organiseren, indexeren en opslaan van zijn eigen documenten. Het gedecentraliseerde registersysteem biedt meerdere toegangspunten voor records, maar het kan voor gebruikers lastiger zijn om de records te vinden die ze nodig hebben, omdat ze mogelijk op meerdere locaties moeten zoeken.

Hybride registratiesysteem:

Een hybride registersysteem is een archiefbeheersysteem dat elementen van zowel gecentraliseerde als gedecentraliseerde registersystemen combineert. In een hybride registratiesysteem worden sommige records op een centrale locatie opgeslagen, terwijl andere records op gedecentraliseerde locaties worden opgeslagen. De beslissing over welke records op welke locatie moeten worden opgeslagen, is doorgaans gebaseerd op de gevoeligheid of het belang van de records. Het hybride registratiesysteem biedt een evenwicht tussen de voordelen van zowel gecentraliseerde als gedecentraliseerde registratiesystemen.