Hier volgen enkele algemene elementen die zijn opgenomen in een automatisch antwoordbericht :

1. Onderwerp :De onderwerpregel moet duidelijk aangeven dat het een automatisch antwoord is, zoals "Afwezig" of "Vakantieantwoord".

2. Groeten :Begin de e-mail met een vriendelijke begroeting, zoals 'Hallo' of 'Bedankt voor uw e-mail'.

3. Uitleg :leg kort uit waarom u momenteel niet op e-mails kunt reageren, bijvoorbeeld omdat u niet op kantoor bent, op vakantie bent of een conferentie bijwoont.

4. Retourdatum :Geef een geschatte datum of tijd op waarop u verwacht weer aan het werk te gaan of beschikbaar te zijn om te reageren op e-mails.

5. Contactgegevens :Vermeld alternatieve contactgegevens voor urgente zaken, zoals een tijdelijke contactpersoon of een telefoonnummer waarop zij u kunnen bereiken.

6. Bedankt :betuig uw dank aan de afzender voor zijn begrip en voor het contact met u opnemen.

7. Handtekening :Vermeld uw naam, functietitel en bedrijfsinformatie, samen met eventuele relevante contactgegevens.

Voorbeeld van een automatisch antwoordbericht :

Onderwerp :Niet op kantoor

Hallo,

Bedankt dat u contact heeft opgenomen met [Uw naam] bij [Bedrijfsnaam]. Helaas ben ik momenteel niet op kantoor en kan ik op dit moment niet op uw e-mail reageren. Ik kom op [Retourdatum] terug naar kantoor en neem na mijn terugkeer zo snel mogelijk contact met u op.

Als uw zaak dringend is, kunt u in de tussentijd contact opnemen met [Alternatieve contactnaam] op [Contact-e-mailadres] of [Contacttelefoonnummer].

Ik waardeer uw begrip en kijk ernaar uit uw e-mail te beantwoorden bij mijn terugkeer.

Hartelijke groeten,

[Uw naam]

[Functietitel]

[Bedrijfsnaam]