1. End-to-End-encryptie (E2EE):de gouden standaard

* Hoe het werkt: E2EE codeert het bericht op het apparaat van de afzender op een manier dat alleen de beoogde ontvanger het kan decoderen. De e-mailprovider (bijvoorbeeld Gmail, Outlook) kan de inhoud niet lezen.

* Hulpmiddelen/methoden:

* ProtonMail: Een op privacy gerichte e-mailprovider met ingebouwde E2EE. Relatief eenvoudig te gebruiken, vooral voor communicatie binnen ProtonMail.

* Tutanota: Nog een veilige e-mailprovider met ingebouwde E2EE. Vergelijkbaar met ProtonMail in zijn focus op privacy en veiligheid.

* GPG/PGP (GNU Privacy Guard/Pretty Good Privacy): Een krachtige, open-source encryptiestandaard. Vereist meer technische expertise om in te stellen en te gebruiken, maar biedt krachtige beveiliging. Populaire klanten zijn onder meer:

* Thunderbird (met Enigmail of GPGTools): Een populaire e-mailclient met plug-ins voor GPG.

* E-mailvelope: Een browserextensie voor webmailclients zoals Gmail of Outlook. Gemakkelijker in te stellen dan volwaardige GPG, maar minder veilig.

* S/MIME (veilige/multifunctionele internetmailextensies): Een andere coderingsstandaard die afhankelijk is van digitale certificaten. Vaak gebruikt in bedrijfsomgevingen. Vereist een certificeringsinstantie (CA) om certificaten uit te geven.

* Overwegingen:

* Ontvanger moet hetzelfde systeem gebruiken: Zowel de afzender als de ontvanger moeten compatibele encryptiemethoden gebruiken om E2EE te laten werken. Dit kan een belemmering vormen voor adoptie.

* Sleutelbeheer: Het veilig beheren van encryptiesleutels is van cruciaal belang. Als u uw privésleutel verliest, verliest u de toegang tot uw gecodeerde e-mails.

* Metagegevens: Zelfs met E2EE zijn de onderwerpregel, de afzender en de ontvanger mogelijk nog steeds zichtbaar voor e-mailproviders.

2. Transport Layer Security (TLS) en STARTTLS

* Hoe het werkt: TLS codeert de verbinding tussen uw e-mailclient en uw e-mailserver, en tussen e-mailservers. Zie het als HTTPS voor uw e-mailverbinding. STARTTLS is een opdracht die een server vertelt een niet-gecodeerde verbinding te upgraden naar een TLS-gecodeerde verbinding.

* Voordelen: Voorkomt afluisteren terwijl uw e-mail onderweg is. De meeste moderne e-mailproviders en -clients ondersteunen TLS/STARTTLS.

* Beperkingen: E-mailproviders hebben nog steeds toegang tot de inhoud van uw e-mails en kunnen deze lezen. Het beschermt alleen tegen onderschepping tijdens transmissie, niet in rust.

3. Wachtwoordbeveiliging en veilige bijlagen

* Hoe het werkt:

* Bestanden met wachtwoord beveiligen: Versleutel gevoelige documenten (bijvoorbeeld pdf's, Word-documenten, spreadsheets) met sterke wachtwoorden voordat u ze aan e-mails toevoegt. Communiceer het wachtwoord aan de ontvanger via een apart, beveiligd kanaal (bijvoorbeeld telefoontje, sms, berichtenapp met E2EE).

* Archiveer bestanden (ZIP/RAR) met codering: Comprimeer bestanden naar een gecodeerd archief (met behulp van ZIP of RAR met een wachtwoord) voordat u ze verzendt.

* Voordelen: Voegt een beveiligingslaag toe, zelfs als de e-mail zelf wordt onderschept.

* Beperkingen:

* Wachtwoordsterkte is de sleutel: Een zwak wachtwoord maakt deze methode ineffectief.

* Veilige wachtwoordlevering: Stuur het wachtwoord nooit in dezelfde e-mail als de bijlage.

* Ontvanger heeft software nodig: De ontvanger heeft de benodigde software nodig om het gecodeerde bestand of archief te openen.

4. Beleid ter voorkoming van gegevensverlies (DLP)

* Hoe het werkt: DLP-beleid zijn regels die organisaties kunnen implementeren om automatisch te detecteren en te voorkomen dat gevoelige gegevens in e-mails worden verzonden.

* Voordelen: Biedt een gecentraliseerde benadering van gegevensbescherming, vooral handig in bedrijfsomgevingen.

* Beperkingen: Vertrouwt op patroonmatching en zoekwoordanalyse, wat soms kan leiden tot valse positieven of gevoelige informatie kan missen.

5. E-mailfiltering en spambeveiliging

* Hoe het werkt: Gebruik robuuste e-mailfilters en spambescherming om het risico op phishing-aanvallen en malware te verminderen die uw e-mailbeveiliging in gevaar kunnen brengen.

* Voordelen: Helpt voorkomen dat kwaadwillende actoren toegang krijgen tot uw e-mailaccount of u ertoe verleiden gevoelige informatie vrij te geven.

* Beperkingen: Niet waterdicht. Geavanceerde phishing-aanvallen kunnen nog steeds filters omzeilen.

6. Multi-Factor Authenticatie (MFA)

* Hoe het werkt: Vereist dat u meerdere vormen van verificatie verstrekt (bijvoorbeeld wachtwoord + code van een authenticator-app) wanneer u zich aanmeldt bij uw e-mailaccount.

* Voordelen: Voegt een aanzienlijke beveiligingslaag toe tegen ongeoorloofde toegang, zelfs als uw wachtwoord in gevaar komt.

* Beperkingen: Vereist dat u een MFA-methode (authenticator-app, beveiligingssleutel, sms-code) instelt en gebruikt.

7. Training en bewustwording

* Hoe het werkt: Informeer uzelf en uw team over best practices voor e-mailbeveiliging, waaronder:

* Phishing-e-mails herkennen.

* Het gebruik van sterke wachtwoorden.

* Wees voorzichtig met het klikken op links of het openen van bijlagen van onbekende afzenders.

* Volgens het e-mailbeveiligingsbeleid van uw organisatie.

* Voordelen: Menselijke fouten zijn een belangrijke oorzaak van inbreuken op de beveiliging. Bewustzijnstraining helpt de kans op fouten te verkleinen.

* Beperkingen: Vereist voortdurende inspanningen om de training up-to-date te houden en de beste praktijken te versterken.

8. E-mailarchivering en naleving

* Hoe het werkt: Implementeer oplossingen voor e-mailarchivering om e-mailgegevens te bewaren en te beheren voor wettelijke, regelgevende of zakelijke doeleinden.

* Voordelen: Helpt de naleving van de vereisten voor het bewaren van gegevens te garanderen en biedt een overzicht van e-mailcommunicatie.

* Beperkingen: Richt zich op het bewaren van gegevens, niet noodzakelijkerwijs op beveiliging. Gearchiveerde e-mails moeten nog steeds worden beschermd.

9. Least Privilege-principe

* Hoe het werkt: Geef gebruikers alleen de minimale toegangsrechten die nodig zijn om hun taken uit te voeren. Geef niet iedereen toegang tot alles.

* Voordelen: Beperkt de impact van een inbreuk op de beveiliging door het aantal mensen dat toegang heeft tot gevoelige informatie te verminderen.

* Beperkingen: Vereist een zorgvuldige planning en implementatie van toegangscontroles.

Checklist met beste praktijken:

* Identificeer gevoelige gegevens: Weet welke informatie u moet beschermen. Classificeer gegevens op basis van het gevoeligheidsniveau.

* Beoordeel uw risico: Evalueer de potentiële bedreigingen voor uw e-mailbeveiliging.

* Implementeer meerdere beveiligingslagen: Vertrouw niet op één enkele beveiligingsmaatregel.

* Software regelmatig updaten: Houd uw e-mailclients, besturingssystemen en beveiligingssoftware up-to-date om kwetsbaarheden te verhelpen.

* E-mailactiviteit controleren: Zoek naar verdachte activiteiten in uw e-maillogboeken.

* Zorg voor een responsplan voor datalekken: Weet wat u moet doen als er een inbreuk op de beveiliging plaatsvindt.

Wanneer moet u het verzenden van gevoelige informatie via e-mail volledig vermijden:

* Zeer gevoelige gegevens: Voor extreem gevoelige informatie (bijvoorbeeld burgerservicenummers, creditcardnummers, medische dossiers) kunt u veiliger alternatieven gebruiken, zoals:

* Beveiligde platforms voor het delen van bestanden: Services zoals Box, Dropbox (met codering) of Nextcloud bieden veilige mogelijkheden voor het opslaan en delen van bestanden.

* Beveiligde berichten-apps: Apps zoals Signal of Wire bieden end-to-end gecodeerde berichtenuitwisseling.

* Fysieke bezorging: In sommige gevallen kan de fysieke levering van documenten de veiligste optie zijn.

* Wettelijke of regelgevende vereisten: Voor bepaalde sectoren of soorten gegevens gelden mogelijk specifieke regels die het verzenden van gevoelige informatie via e-mail verbieden.

Samengevat:

Er bestaat niet één ‘perfecte’ oplossing voor het beschermen van gevoelige informatie via e-mail. De beste aanpak bestaat uit een combinatie van technieken, afgestemd op uw specifieke behoeften en risicotolerantie. End-to-end-encryptie is de veiligste optie, maar het kan een uitdaging zijn om deze te implementeren en te gebruiken. Andere methoden, zoals met een wachtwoord beveiligde bijlagen en TLS-codering, kunnen bij correct gebruik een goed beveiligingsniveau bieden. Het allerbelangrijkste is dat u prioriteit geeft aan trainingen op het gebied van beveiligingsbewustzijn en dat u best practices volgt om het risico op menselijke fouten te minimaliseren. En vergeet niet om bij twijfel het verzenden van gevoelige informatie via e-mail helemaal te vermijden en een veiliger alternatief te gebruiken.