1. Gebruik een aparte telefoonlijn voor faxen: Wijs een aparte telefoonlijn uitsluitend voor faxen toe. Dit helpt voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw faxapparaat via de hoofdtelefoonlijn.

2. Beller-ID inschakelen: Activeer nummerherkenning op uw faxapparaat, zodat u kunt bepalen wie u faxen stuurt voordat u deze accepteert. Als u een fax ontvangt van een onbekende of verdachte afzender, kunt u ervoor kiezen deze niet te accepteren.

3. Een wachtwoord instellen: Als uw faxapparaat wachtwoordbeveiliging heeft, stel dan een sterk en uniek wachtwoord in om ongeautoriseerde toegang tot het apparaat te voorkomen.

4. Gebruik veilige protocollen: Zoek naar faxmachines die veilige protocollen ondersteunen, zoals Secure Socket Layer (SSL) of Transport Layer Security (TLS) voor gecodeerde faxverzendingen.

5. Verzendingsactiviteit controleren: Controleer regelmatig de transmissielogboeken op uw faxapparaat om inkomende en uitgaande faxen te controleren. Hiermee kunt u ongebruikelijke of verdachte activiteiten identificeren.

6. Vernietig gevoelige documenten: Na ontvangst van gevoelige of vertrouwelijke faxen dient u de ontvangen documenten te vernietigen om het lekken van informatie te voorkomen.

7. Firmware- en software-updates onderhouden: Houd de firmware en software van uw faxapparaat up-to-date met de nieuwste beveiligingspatches om eventuele kwetsbaarheden op te lossen.

8. Gevoelige informatie coderen: Als u vertrouwelijke informatie per fax moet verzenden, overweeg dan om het document te coderen voordat u het verzendt, om de privacy tijdens de verzending te garanderen.

9. Een faxvoorblad installeren: Gebruik een faxvoorblad met informatie over de ontvanger en de afzender, evenals een vertrouwelijkheidsverklaring, om de gevoelige aard van de verzonden gegevens te beschermen.

10. Beveilig de locatie: Plaats uw faxapparaat op een veilige locatie binnen uw kantoor om ongeoorloofde fysieke toegang te voorkomen.

11. Toegang beheren: Beperk het aantal personen dat bevoegd is om uw faxapparaat te gebruiken. Elke gebruiker moet zijn eigen inloggegevens hebben als uw faxapparaat meerdere gebruikers ondersteunt.

12. Regelmatig een back-up maken van gegevens: Maak een back-up van belangrijke en gevoelige gegevens die op uw faxapparaat zijn opgeslagen, zodat u over een kopie beschikt in geval van apparaatstoringen of beveiligingsincidenten.

13. Gooi oude apparatuur op de juiste manier weg: Wanneer u een oud faxapparaat weggooit, zorg er dan voor dat u de juiste procedures voor gegevensvernietiging volgt om te voorkomen dat gevoelige informatie wordt hersteld.

14. Licht personeel op: Geef uw personeel een beveiligingsbewustzijnstraining om ervoor te zorgen dat iedereen het belang van faxbeveiliging begrijpt en de vastgestelde beveiligingsprotocollen volgt.