1. Veld 'Aan':

* Primaire ontvanger(s): Zet de e-mailadressen van de persoon of personen met wie u rechtstreeks contact opneemt en verwacht een reactie.

* Nauwkeurigheid van e-mailadres: Controleer nogmaals of de e-mailadres(sen) correct zijn. Een typefout kan ervoor zorgen dat uw bericht de beoogde ontvanger niet bereikt.

* Eén primaire ontvanger (indien mogelijk): Als u informatie van één specifieke persoon nodig heeft, kunt u door de e-mail alleen aan hen te richten in het veld 'Aan' duidelijk maken wie actie moet ondernemen.

2. Veld 'Cc' (Carbonkopie):

* Informatieve doeleinden: Gebruik 'Cc' voor personen die op de hoogte moeten zijn van de inhoud van de e-mail, maar van wie niet wordt verwacht dat zij directe actie ondernemen. Dit wordt vaak gebruikt voor supervisors, collega's of belanghebbenden die op de hoogte moeten blijven.

* Transparantie: Het laat de 'Aan'-ontvanger ook weten wie er nog meer op de hoogte is van de communicatie.

* Juist gebruik: Overdrijf niet. Betrek alleen mensen die echt geïnformeerd moeten worden.

3. Veld 'Bcc' (Blind Carbon Copy):

* Privacy: Gebruik "Bcc" om ontvangers op te nemen zonder de andere ontvangers te laten weten dat ze zijn opgenomen. Dit beschermt de privacy van hun e-mailadressen.

* Grote mailinglijsten: Het wordt vaak gebruikt bij het verzenden van e-mails naar een grote groep mensen (bijvoorbeeld een nieuwsbrief) om te voorkomen dat ieders e-mailadressen voor elkaar zichtbaar zijn.

* Let op: Gebruik Bcc spaarzaam. Overmatig gebruik kan de indruk wekken geheimzinnig of bedrieglijk te zijn. Overweeg of het informeren van de 'Aan'- en 'Cc'-ontvangers over alle partijen passender en professioneler is.

4. Onderwerpregel:

* Duidelijk en beknopt: De onderwerpregel moet het doel van de e-mail nauwkeurig en kort samenvatten. Dit helpt de ontvanger prioriteiten te stellen en de e-mail later gemakkelijk terug te vinden.

* Specifiek: Vermijd vage onderwerpregels zoals 'Hallo' of 'Vraag'. Gebruik in plaats daarvan iets als 'Onderzoek over de deadline van Project X' of 'Vergaderverzoek - [Datum] - [Onderwerp]'.

* Zoekwoorden: Gebruik relevante zoekwoorden, zodat u de e-mail later gemakkelijk kunt terugvinden.

* Urgentie (spaarzaam gebruiken): Als de e-mail dringend is, kunt u 'DRINGEND' of 'ACTIE VEREIST' in de onderwerpregel vermelden, maar alleen als dit echt nodig is. Overmatig gebruik van urgentievlaggen kan ontvangers ongevoelig maken.

* Antwoordoverwegingen: Wanneer u een e-mail beantwoordt, laat u de oorspronkelijke onderwerpregel intact (of voegt u deze op de juiste manier toe) om de context te behouden.

5. Aanhef/groet:

* Formeel:

* "Geachte heer/mevrouw/dr. [achternaam]", (meest formeel, vooral als u de persoon niet goed kent of in een professionele omgeving communiceert)

* "Beste [Voornaam] [Achternaam]," (Iets minder formeel)

* Semi-formeel:

* "Beste [Voornaam]", (aanvaardbaar in veel professionele contexten, vooral als je eerder met de persoon hebt gecommuniceerd)

* "Hallo [voornaam]", (algemeen en over het algemeen veilig)

* "Goedemorgen/middag/avond [Voornaam],"

* Informeel:

* "Hallo [Voornaam]", (geschikt voor naaste collega's of vrienden)

* "Hey [Voornaam]", (minder formeel dan "Hallo")

* Als je de naam niet weet:

* "Voor wie het aangaat", (gebruik dit als laatste redmiddel; probeer indien mogelijk een naam te vinden)

* "Beste team van [afdelingsnaam]", (bijvoorbeeld "Beste klantenserviceteam")

* Algemene overwegingen:

* Stem de formaliteit van uw aanhef af op uw relatie met de ontvanger en de algemene toon van uw e-mail.

* Als je het niet zeker weet, kies dan voor de formele kant.

* Schenk aandacht aan culturele normen – sommige culturen geven de voorkeur aan meer formele begroetingen dan andere.

6. Hoofdtekst van de e-mail:

* Doel en toon: Wees vanaf het begin duidelijk over het doel van uw e-mail. Zorg voor een professionele en respectvolle toon.

* Beknoptheid: Houd uw boodschap beknopt en to the point. Mensen hebben het druk, dus respecteer hun tijd.

* Duidelijkheid: Gebruik duidelijke en eenvoudige taal. Vermijd jargon of jargon dat de ontvanger misschien niet begrijpt.

* Grammatica en spelling: Zorgvuldig proeflezen op grammatica- en spelfouten. Fouten kunnen ervoor zorgen dat je er onprofessioneel uitziet.

* Opmaak: Gebruik alinea-einden en opsommingstekens om uw e-mail beter leesbaar te maken. Vermijd overmatig vetgedrukt, cursief of onderstrepen.

* Oproep tot actie: Als u wilt dat de ontvanger iets doet, geef dan duidelijk aan wat u moet doen en tegen wanneer.

* Bijlagen: Als u bestanden bijvoegt, vermeld deze dan in de hoofdtekst van de e-mail en zorg ervoor dat ze de juiste naam en opmaak hebben.

7. Sluiting:

* Formeel:

* "Eerlijk,"

* 'Respectvol' (gebruik voorzichtig, meestal gereserveerd voor superieuren of formele verzoeken)

* "Hoogachtend", (vaker in Brits Engels)

* Semi-formeel:

* "Hartelijke groeten,"

* "Groeten,"

* "Met vriendelijke groeten,"

* "Best,"

* Informeel:

* "Bedankt", (als je ze ergens voor bedankt)

* "Proost", (vaker in Brits Engels)

* "Beste wensen,"

* Handtekening: Voeg een professionele e-mailhandtekening toe met uw naam, titel, bedrijf en contactgegevens. Hierdoor hoeft de ontvanger uw contactgegevens niet meer op te zoeken.

Voorbeeld van een goed geadresseerde e-mail (formeel):

Aan: [email protected]

Cc: [email protected]

Onderwerp: Projectvoorstel - Herontwerp van website

Geachte heer Doe,

Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt.

In bijlage vindt u het projectvoorstel voor het herontwerp van de website. Dit voorstel schetst de reikwijdte van het project, onze voorgestelde aanpak en de geschatte tijdlijn.

Wij zouden het op prijs stellen als u het voorstel verder zou kunnen bespreken. Laat het ons weten als u volgende week beschikbaar bent voor een kort gesprek.

Bedankt voor uw tijd en aandacht.

Eerlijk,

[Uw naam]

[Uw titel]

[Uw bedrijf]

[Uw telefoonnummer]

[Uw e-mailadres]

[Uw website (optioneel)]

Belangrijkste punten:

* Ken uw publiek: Het niveau van formaliteit moet overeenkomen met uw relatie met de ontvanger.

* Wees professioneel: Houd zelfs in een informele omgeving een professionele toon aan.

* Wees duidelijk en beknopt: Kom snel to the point en vermijd onnodige informatie.

* Lees zorgvuldig: Fouten kunnen uw geloofwaardigheid schaden.

* Denk na over het perspectief van de ontvanger: Maak het gemakkelijk voor hen om uw e-mail te begrijpen en erop te reageren.

* Denk na over e-mailetiquette: Houd rekening met gepast antwoord-alles-gedrag, vermijd kettingreacties en gebruik afwezigheidsreacties wanneer u niet beschikbaar bent.