Onderwerpregel:

* Duidelijk en beknopt: De onderwerpregel moet de ontvanger onmiddellijk vertellen waar de e-mail over gaat.

* Specifiek: Vermijd vage termen als 'Update' of 'Vraag'. Gebruik in plaats daarvan zaken als 'Project X-statusupdate - [datum]' of 'Vraag over vakantiebeleid'.

* Bruikbaar (indien nodig): Als je wilt dat de ontvanger iets doet, maak dat dan duidelijk. Voorbeelden:'Actie vereist:rapport beoordelen en goedkeuren' of 'Reactie vereist:beschikbaarheid van vergaderingen'.

* Afkortingen (gebruik spaarzaam): In sommige kantoren worden standaardafkortingen gebruikt zoals "FYI" (voor uw informatie), "EOM" (einde bericht - wanneer de onderwerpregel het hele bericht bevat) of "ASAP" (zo snel mogelijk).

Voorbeeld onderwerpregels:

* Vergaderagenda:Project Kickoff - [Datum]

* Beoordelingsverzoek begrotingsvoorstel - Deadline [datum]

*Herinnering:Teamlunch morgen om 12:30 uur

* Dringend:website offline

Lichaam:

1. Groet:

* Formeel: 'Beste [naam van de ontvanger]' (gebruik dit als u de persoon niet goed kent of als het een meer formele organisatie is).

* Semi-formeel: 'Hallo [naam ontvanger]' of 'Hallo [naam ontvanger]' (een goede standaard voor de meeste kantoorcommunicatie).

* Informeel: "Hallo [voornaam van de ontvanger]", (geschikt als u een goede werkrelatie met de persoon heeft).

* Groeps-e-mailadres: 'Hallo team' of 'Hallo allemaal'

2. Openingsregel (Doel):

* Vermeld vooraf de reden van uw e-mail. Hierdoor begrijpt de ontvanger de context onmiddellijk.

* Voorbeelden:

* "Ik schrijf u over..."

* "Het doel van deze e-mail is om..."

* "Naar aanleiding van ons gesprek over..."

* "Ik neem contact met u op om uw inbreng te krijgen over..."

3. Hoofdtekst (details):

* Houd het beknopt en to the point. Mensen hebben het druk, dus vermijd onnodig wandelen.

* Gebruik duidelijke en eenvoudige taal. Vermijd jargon of overdreven technische termen, tenzij u zeker weet dat de ontvanger ze begrijpt.

* Verdeel lange alinea's. Gebruik opsommingstekens, genummerde lijsten of kopjes om de e-mail beter leesbaar te maken.

* Wees specifiek. Geef alle nodige details op (data, tijden, locaties, namen, enz.).

* Wees professioneel en respectvol. Zelfs in informele kantooromgevingen moet u een professionele toon behouden. Vermijd jargon, sarcasme of iets dat verkeerd geïnterpreteerd kan worden.

* Controleer zorgvuldig. Controleer op typefouten en grammaticale fouten voordat u deze verzendt.

4. Oproep tot actie (indien nodig):

* Geef duidelijk aan wat je wilt dat de ontvanger doet.

* Voorbeelden:

* "Bekijk het bijgevoegde document en geef uw feedback vóór [datum]."

* "Kunt u mij alstublieft het rapport voor het einde van de dag sturen?"

* "Laat me weten of je volgende week beschikbaar bent voor een afspraak."

* "Bevestig de ontvangst van deze e-mail."

5. Sluiting:

* Formeel: 'Met vriendelijke groet' of 'Respectvol' (gebruik dit voor zeer formele communicatie).

* Semi-formeel: 'Met vriendelijke groet' of 'Vriendelijke groeten' (een veilige en professionele optie).

* Informeel: 'Beste', 'Bedankt' of 'Proost' (geschikt voor mensen die je goed kent).

* Als je om iets vraagt: "Bedankt voor uw tijd en aandacht."

6. Handtekening:

*Je volledige naam

* Uw functietitel

* Uw bedrijfsnaam

* Uw telefoonnummer (optioneel, maar meestal inbegrepen)

* Uw bedrijfswebsite (optioneel)

* Sommige bedrijven hebben vooraf gedefinieerde e-mailhandtekeningen die u moet gebruiken.

Voorbeeld-e-mailadres:

Onderwerp:Project Alpha - Update en volgende stappen

Hallo John,

Ik schrijf u om een ​​korte update te geven over het Project Alpha-initiatief.

* De eerste onderzoeksfase is nu voltooid.

* We hebben drie potentiële leveranciers geïdentificeerd die de benodigde software kunnen leveren.

*Bijgevoegd vindt u een samenvattend rapport waarin onze bevindingen en aanbevelingen worden uiteengezet.

Kunt u het rapport doornemen en mij laten weten of u vragen of opmerkingen heeft? Volgende week willen we een bijeenkomst plannen om de volgende stappen te bespreken en een leverancier te kiezen. Laat mij gerust weten welke tijden voor u het beste uitkomen.

Bedankt,

[Uw naam]

[Uw functietitel]

[Uw bedrijfsnaam]

[Uw telefoonnummer]

Bijlagen:

* Label bijlagen duidelijk met beschrijvende namen.

* Vermeld de bijlage in de hoofdtekst van de e-mail.

Andere overwegingen:

* Beantwoorden vs. Allen beantwoorden: Houd er rekening mee wie uw antwoord moet zien. Vermijd 'Allen beantwoorden', tenzij uw antwoord relevant is voor iedereen in de e-mailketen.

* Toon: Wees je bewust van je toon. Schriftelijke communicatie kan gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Lees uw e-mail opnieuw voordat u deze verzendt, om er zeker van te zijn dat deze overkomt zoals bedoeld.

* Vertrouwelijkheid: Wees voorzichtig met wat u in e-mails schrijft. Houd er rekening mee dat e-mail niet altijd privé is.

* Kantoorcultuur: Besteed aandacht aan de e-mailcommunicatiestijlen van uw collega's en superieuren. Pas uw stijl dienovereenkomstig aan.

* Afwezig: Stel een afwezigheidsbericht in als u afwezig bent, zodat mensen weten dat u niet beschikbaar bent en wanneer zij een reactie kunnen verwachten.

Door deze richtlijnen te volgen, kunt u duidelijke, beknopte en professionele kantoor-e-mails schrijven waarmee u effectief kunt communiceren en sterke werkrelaties kunt opbouwen.