Een workflow maken in SharePoint

Hier is een uitgebreide gids voor het maken van workflows in SharePoint:

1. Kies uw workflowtype:

* Workflows van SharePoint Designer: Dit zijn klassieke workflows gemaakt met SharePoint Designer. Ze zijn krachtig en bieden veel flexibiliteit, maar vereisen kennis van SharePoint -ontwerper.

* Power Automate Workflows: Dit zijn moderne workflows gebouwd op het Power Automate Platform. Ze zijn cloudgebaseerd, bieden een gebruikersvriendelijke interface en integreren met een breed scala aan services.

2. Toegang tot interface voor workflowcreatie:

* SharePoint -ontwerper: Open de SharePoint -ontwerper en selecteer het tabblad "Workflows". Klik op "maken" om een ​​nieuwe workflow te starten.

* Power Automate:

* van SharePoint: Navigeer naar de lijst of bibliotheek waar u een workflow wilt maken. Ga naar het tabblad "Automatiseren" en klik op "Power Automate".

* van Power Automate: Meld u in om Automatiseren en selecteren "Maken" -> "Automated Cloud Flow".

3. Definieer workflow -trigger en acties:

* trigger: Dit is het evenement dat de workflow start. Voorbeelden zijn:

* Het maken van items: Wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan een lijst.

* Itemupdate: Wanneer een item wordt gewijzigd.

* Itemgoedkeuring: Wanneer een item goedkeuring nodig heeft.

* Timer: Voer de workflow uit op een schema.

* Acties: Dit zijn de stappen die de workflow uitvoert nadat hij is geactiveerd. Voorbeelden zijn:

* E -mail verzenden: Stuur meldingen naar gebruikers.

* Update item: Itemvelden wijzigen.

* goedkeuren/afwijzen: Goedkeuring aanvragen voor een item.

* Start nog een workflow: Activeer nog een workflow.

* Aangepaste actie: Voer aangepaste acties uit met behulp van code.

4. Workflow -instellingen configureren:

* machtigingen: Stel in wie de workflow kan starten en beheren.

* Start opties: Bepaal hoe de workflow moet worden gestart (handmatig, automatisch, enz.).

* Workflow -fasen: Split de workflow in fasen voor een betere organisatie.

* goedkeuringsproces: Configureer het goedkeuringsproces indien nodig.

5. Test en implementeer workflow:

* testen: Test de workflow grondig om ervoor te zorgen dat deze functioneert zoals verwacht.

* implementatie: Publiceer de workflow om deze toegankelijk te maken voor gebruikers.

Voorbeelden van workflowscenario's:

* Documentgoedkeuringsproces: Routedocumenten via een keten van goedkeurders voordat ze worden afgerond.

* Verzoekssysteem verlaten: Procesverlofaanvragen, managers automatisch op de hoogte stellen en werknemerskalenders worden bijgewerkt.

* Nieuwe medewerker Onboarding: Automatiseer taken zoals het toewijzen van toegangsmachtigingen en het verzenden van welkome e -mails.

* Ticketingsysteem voor klantenservice: Volg klantproblemen, wijs ze toe om agenten te ondersteunen en de status bij te werken.

Tips voor het maken van effectieve workflows:

* Houd workflows beknopt en gefocust op specifieke taken.

* Gebruik duidelijke en beschrijvende workflownamen en acties.

* Documenteer de workflowstappen en het doel voor toekomstige referentie.

* Test grondig vóór de implementatie om fouten te voorkomen.

Belangrijkste verschillen tussen designer- en power automatiseren workflows:

| Feature | SharePoint -ontwerper | Power Automate |

| --- | --- | --- |

| Interface | Visuele ontwerper | Webgebaseerde interface |

| Functionaliteit | Klassieke workflows met beperkte integratie | Moderne workflows met uitgebreide integratie |

| Onderhoud | Vereist technische vaardigheden | Gemakkelijker te onderhouden en bij te werken |

| Schaalbaarheid | Minder schaalbaar | Meer schaalbaar en flexibel |

| Prijzen | Opgenomen in SharePoint | Vereist een power automate licentie |

Het juiste workflow -tool kiezen:

* SharePoint -ontwerper: Kies of u robuuste en aanpasbare workflows nodig hebt met diepe SharePoint -integratie.

* Power Automate: Kies of u moderne, gebruiksvriendelijke workflows nodig hebt met integratie met verschillende services en een cloudgebaseerde omgeving.

Door het workflowcreatieproces te begrijpen, de juiste tool te kiezen en de beste praktijken te volgen, kunt u effectieve workflows maken die processen automatiseren, de efficiëntie verbeteren en bewerkingen in SharePoint stroomlijnen.