1. Definieer de reikwijdte en de Work Breakdown Structure (WBS):

* Definieer de doelstellingen, resultaten en grenzen van het project duidelijk. Wat probeer je te bereiken? Wat wordt als ‘gedaan’ beschouwd?

* Maak een WBS: Verdeel het project in kleinere, beheersbare taken. Dit is cruciaal voor een nauwkeurige kostenraming. Elke taak in de WBS moet een duidelijke definitie en verwachte output hebben.

2. Identificeer en schat de resourcekosten:

Identificeer voor *elke taak* in uw WBS de benodigde resources en de bijbehorende kosten:

* Arbeidskosten:

* Rollen: Identificeer de specifieke rollen die nodig zijn (bijvoorbeeld projectmanager, ontwikkelaar, ontwerper, tester).

* Uur-/salaristarieven: Bepaal voor elke rol de kosten per uur of salaris. Inclusief voordelen, belastingen en overheadkosten.

* Geschatte uren: Schat het aantal uren dat elke rol aan elke taak zal besteden. Dit is vaak het moeilijkste deel, en waarbij ervaring en deskundig oordeel cruciaal zijn.

* Formule: (Uurtarief of salarisequivalent) x (geschatte uren) =arbeidskosten per taak per rol

* Materiaalkosten:

* Identificeer materialen: Welke fysieke of digitale materialen zijn nodig? (bijvoorbeeld hardware, softwarelicenties, cloudopslag, grondstoffen, benodigdheden).

* Aantallen: Hoeveel van elk materiaal heb je nodig?

* Eenheidskosten: Wat zijn de kosten per eenheid voor elk materiaal?

* Formule: (Hoeveelheid) x (Eenheidskosten) =Materiaalkosten

* Uitrustingskosten:

* Identificeer apparatuur: Welke apparatuur is nodig? (bijvoorbeeld gespecialiseerde tools, softwarelicenties, servers).

* Huur/aankoop: Wilt u de apparatuur huren, leasen of kopen?

* Huurkosten/aankoopprijs: Wat zijn de bijbehorende kosten?

* Onderhoudskosten: Houd rekening met lopende onderhouds- of reparatiekosten.

* Softwarekosten:

* Softwarelicenties: Bepaal de kosten voor softwarelicenties en eventuele terugkerende abonnementskosten.

* Reiskosten:

* Locatie: Waar zal reizen nodig zijn?

* Transport: Schatting van de kosten voor vliegtickets, treinkaartjes, kilometervergoeding, autoverhuur.

* Accommodatie: Maak een schatting van de hotelkosten.

* Per dag: Houd rekening met dagelijkse uitgaven (maaltijden, incidentele kosten).

* Trainingskosten:

* Trainingsbehoeften: Hebben teamleden training nodig om het project te voltooien?

* Trainingscursussen: Wat zijn de kosten voor cursussen, materialen en instructeurs?

* Kosten adviseur/aannemer:

* Uur-/dagtarieven: Wat zijn de tarieven voor adviseurs of opdrachtnemers?

* Geschatte uren/dagen: Hoeveel uren of dagen zullen ze nodig zijn?

* Overheadkosten:

* Huur/nutsvoorzieningen: Wijs een deel van de huur en nutsvoorzieningen van uw bedrijf toe aan het project.

* Administratieve kosten: Inclusief kosten voor administratieve ondersteuning, boekhouding en juridische diensten.

* Verzekering: Houd rekening met eventuele relevante verzekeringskosten.

* Doorgaans toegepast als percentage van de directe kosten (arbeid, materialen, enz.)

* Onvoorziene kosten:

* Onvoorziene problemen: Zet een noodfonds opzij om onverwachte problemen of vertragingen op te vangen. Een gebruikelijk bereik is 5-15% van de totale projectkosten, afhankelijk van de complexiteit en het risico van het project.

3. Technieken voor kostenraming:

* Analoge schatting (van bovenaf): Gebruik de werkelijke kosten van een soortgelijk project uit het verleden als basis voor het schatten van de kosten van het huidige project. Dit is een snelle methode, maar minder nauwkeurig als de projecten niet echt vergelijkbaar zijn.

* Parametrische schatting: Gebruik statistische relaties tussen historische gegevens en projectparameters (bijvoorbeeld kosten per regel code, kosten per vierkante meter) om de kosten te schatten.

* Bottom-up schatting: Schat de kosten van elke taak in de WBS en tel ze vervolgens bij elkaar op om de totale projectkosten te verkrijgen. Dit is de meest nauwkeurige, maar ook de meest tijdrovende methode.

* Driepuntsschatting: Gebruik voor elke taak optimistische, pessimistische en meest waarschijnlijke schattingen. Een veel voorkomende formule is:

* PERT (programma-evaluatie en beoordelingstechniek): (Optimistisch + 4 * Meest waarschijnlijk + Pessimistisch) / 6

* Dit geeft een gewogen gemiddelde, rekening houdend met onzekerheid.

4. Hulpmiddelen en software:

* Spreadsheets (Excel, Google Spreadsheets): Handig voor basiskostenregistratie en -berekeningen.

* Projectbeheersoftware (Microsoft Project, Asana, Jira, Smartsheet): Biedt functies voor het maken van WBS, het toewijzen van resources, het volgen van de voortgang en het beheren van kosten.

* Software voor kostenraming: Gespecialiseerde software ontworpen voor gedetailleerde kostenraming.

5. Samenvattend:

1. Bereken de kosten voor elke taak.

2. Tel de kosten van alle taken bij elkaar op om de directe projectkosten te krijgen.

3. Voeg overheadkosten toe als percentage van de directe kosten (indien van toepassing).

4. Voeg het noodfonds toe.

5. Het resultaat is de geschatte totale projectkosten.

Voorbeeld (vereenvoudigd):

Stel dat u een kleine mobiele app ontwikkelt:

* Taken (WBS): Verzamelen van vereisten, ontwerp, ontwikkeling, testen, implementatie

* Arbeid: Ontwikkelaar ($50/uur), Ontwerper ($40/uur), Tester ($30/uur), Projectmanager ($60/uur)

* Materiaal: Softwarelicenties ($500), Cloud Hosting ($100/maand voor 3 maanden)

* Schattingen (vereenvoudigd):

* Ontwikkeling:100 uur ontwikkelaarstijd =$ 5.000

* Ontwerp:50 uur ontwerpertijd =$ 2.000

* Testen:40 uur testtijd =$ 1.200

* Projectmanagement:20 uur PM-tijd =$ 1.200

* Totale directe kosten: $5.000 + $2.000 + $1.200 + $1.200 + $500 + (3 * $100) =$10.200

* Onvoorziene gebeurtenissen (10%): $ 1.020

* Geschatte totale projectkosten: $ 10.200 + $ 1.020 =$ 11.220

Belangrijke overwegingen voor nauwkeurigheid:

* Historische gegevens: Gebruik gegevens uit eerdere projecten om uw schattingen te verbeteren.

* Deskundig oordeel: Betrek ervaren teamleden en materiedeskundigen bij het schattingsproces.

* Aannames: Documenteer alle aannames die tijdens het schattingsproces zijn gedaan. Als aannames onjuist blijken, worden de kosten beïnvloed.

* Risicobeoordeling: Identificeer potentiële risico's en hun impact op projectkosten.

* Regelmatige beoordelingen en updates: Bekijk en update uw kostenramingen naarmate het project vordert en er meer informatie beschikbaar komt. Kostenramingen zijn geen eenmalige activiteit.

* Reikwijdte kruipen: Beheer de projectomvang zorgvuldig om onverwachte kosten te voorkomen. Wijzigingsverzoeken moeten zorgvuldig worden beoordeeld op hun kostenimpact.

Door deze stappen te volgen en rekening te houden met deze factoren, kunt u een nauwkeurigere en betrouwbaardere schatting maken van de verwachte kosten voor de implementatie van uw nieuwe projectplan. Houd er rekening mee dat kostenraming een iteratief proces is en voortdurende monitoring en aanpassingen vereist.