Financiële boekhouding:

* Grootboek: Dit is het centrale record van alle financiële transacties, waarin de saldi van verschillende rekeningen worden samengevat (contant geld, debiteuren, crediteuren, inkomsten, uitgaven, enz.). Tegenwoordig wordt het vaak digitaal bijgehouden.

* Kassaboek: Registreert alle contante ontvangsten en betalingen. Dit kan verder worden opgesplitst in afzonderlijke boeken voor kleine contanten en bankrekeningen.

* Verkoopdagboek/registreren: Registreert alle verkooptransacties, inclusief details over de kosten van studenten, de verkoop van goederen of diensten, enz.

* Aankoop dagboek/inschrijven: Registreert alle aankopen van goederen en diensten.

* Journaal: Registreert alle transacties chronologisch voordat ze naar het grootboek worden geboekt. Dit kan een afzonderlijk algemeen dagboek zijn of geïntegreerd in een geautomatiseerd boekhoudsysteem.

* Dochterondernemingen: Dit zijn gedetailleerde records die specifieke rekeningen in het grootboek ondersteunen. Voorbeelden zijn onder meer:

* Debiteurenboek: Registreert schulden van studenten of andere debiteuren.

* Grootboek crediteuren: Registreert schulden aan leveranciers en crediteuren.

* Register vaste activa: Registreert details van de eigendommen, installaties en uitrusting (PPE) van de school, inclusief kosten, afschrijvingen en geaccumuleerde afschrijvingen.

* Inventarisregister (indien van toepassing): Houdt de voorraad benodigdheden en materialen van de school bij.

Andere belangrijke gegevens:

* Loonadministratie: Registratie van salarissen, lonen, inhoudingen en betalingen van werknemers.

* Bankafstemmingsverklaringen: Regelmatig bereid om het bankafschrift met het kasboek te vergelijken en afwijkingen te identificeren.

* Proefbalans: Een samenvatting van alle grootboekrekeningen op een specifiek tijdstip, gebruikt om ervoor te zorgen dat de debiteringen gelijk zijn aan de crediteringen.

* Inkomstenverklaring (winst- en verliesrekening): Geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de school over een bepaalde periode.

* Balans: Toont de bezittingen, schulden en eigen vermogen van de school op een specifiek tijdstip.

* Begroting: Een plan voor de inkomsten en uitgaven van de school voor een bepaalde periode.

Belangrijke opmerking: Veel scholen maken tegenwoordig gebruik van boekhoudsoftwarepakketten die veel van deze functies automatiseren, waarbij de verschillende rekeningboeken in één systeem worden geïntegreerd. De namen en formaten van deze documenten kunnen enigszins variëren, afhankelijk van het gebruikte boekhoudsysteem en de lokale vereisten. Kleinere scholen kunnen eenvoudiger gegevens bijhouden, terwijl grotere scholen meer gedetailleerde en complexe boekhoudsystemen nodig hebben.