Dit omvat het brondocument (bijvoorbeeld een factuur, ontvangstbewijs, cheque of bankafschrift), evenals alle andere ondersteunende documentatie (bijvoorbeeld een inkooporder, contract of verzenddocumenten).

2. Voer de transactiegegevens in de boekhoudsoftware in.

Dit omvat de datum, het bedrag, de leverancier en de betrokken rekening(en). Voeg ook een korte beschrijving van de transactie toe.

3. Voeg de ondersteunende documentatie toe aan de voucher.

Dit kan worden gedaan door de documenten met een paperclip op de voucher te plakken of door ze te scannen en elektronisch bij te voegen.

4. Onderteken en keur de voucher goed.

De voucher moet worden ondertekend door de persoon die deze heeft opgesteld, evenals door een geautoriseerde goedkeurder.

5. Dien de voucher in.

Vouchers moeten op een veilige plaats worden bewaard. Ze moeten ten minste zeven jaar worden bewaard, of langer als dit wettelijk vereist is.

6. Boek de transactie naar het grootboek.

Dit kan handmatig of met behulp van boekhoudsoftware.

7. Reconcilieer de bankrekening.

Dit moet regelmatig worden gedaan om ervoor te zorgen dat het saldo op de bankrekening overeenkomt met het saldo in het grootboek.