| Bestandsretentie verwijst naar het beleid en de procedures die een organisatie of individu gebruikt om de opslag en verwijdering van digitale en fysieke bestanden te beheren. Het definieert hoe lang verschillende soorten bestanden worden bewaard voordat ze worden verwijderd of gearchiveerd. Dit is cruciaal voor:
* Naleving: Veel sectoren (financiën, gezondheidszorg, juridisch) hebben wettelijke of regelgevende vereisten die bepalen hoe lang specifieke soorten gegevens moeten worden bewaard. Het niet naleven ervan kan leiden tot aanzienlijke boetes en juridische gevolgen.
* Juridische ontdekking: In het geval van een rechtszaak helpt het hebben van een duidelijk beleid voor het bewaren van bestanden organisaties om snel relevante documenten te lokaliseren en aan te tonen dat wordt voldaan aan juridische ontdekkingsverzoeken.
* Operationele efficiëntie: Een goed gedefinieerd beleid helpt de opslagkosten te verlagen en vereenvoudigt het gegevensbeheer door onnodige gegevens te verwijderen.
* Gegevensbeveiliging: Door verouderde of irrelevante gegevens te elimineren, verkleinen organisaties hun aanvalsoppervlak en het risico op datalekken.
* Controleerbaarheid: Een gedocumenteerd bewaarbeleid biedt een duidelijk audittraject, dat laat zien hoe gegevens gedurende de hele levenscyclus zijn verwerkt.
In wezen gaat het bij het bewaren van bestanden om het vinden van een evenwicht tussen het bewaren van noodzakelijke gegevens zo lang als nodig is en het veilig verwijderen van gegevens die niet langer nodig zijn. Het is een cruciaal onderdeel van een breder archiefbeheerprogramma. |
