Aanbevolen methode:gecodeerd bestand + afzonderlijke wachtwoordverzending

1. Versleutel het bestand: Gebruik een robuuste versleutelingsmethode om het bestand zelf te beschermen. Hier zijn een paar opties:

* 7-Zip (aanbevolen): Dit is een gratis en open source archiveringstool met krachtige AES-256-codering.

* Hoe 7-Zip te gebruiken:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map die u wilt beveiligen.

2. Selecteer "7-Zip" -> "Toevoegen aan archief..."

3. In het venster "Toevoegen aan archief":

* Kies het archiefformaat "7z". Dit biedt betere compressie en functies dan ZIP.

* Stel een sterk wachtwoord in in het gedeelte "Codering" (voer dit twee keer in). Het is van cruciaal belang dat *kies een sterk, willekeurig wachtwoord dat u niet elders opnieuw gebruikt*!

* Encryptiemethode:AES-256 (dit zou de standaard moeten zijn)

4. Klik op "OK". Hierdoor wordt een `.7z`-bestand gemaakt.

* Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint): Met de meeste moderne versies van Office-toepassingen kunt u documenten rechtstreeks met een wachtwoord beveiligen.

* Office gebruiken:

1. Open het document.

2. Ga naar "Bestand" -> "Info" -> "Document beveiligen" (de exacte bewoording kan enigszins variëren, afhankelijk van de Office-versie).

3. Kies "Coderen met wachtwoord".

4. Voer een sterk wachtwoord in (tweemaal). Gebruik opnieuw een sterk, uniek wachtwoord.

5. Sla het document op.

* Andere versleutelingstools: Er zijn veel andere speciale coderingstools beschikbaar (bijvoorbeeld VeraCrypt, GPG). Deze zijn over het algemeen geavanceerder en bieden meer controle over encryptieparameters.

2. Verzend het gecodeerde bestand als bijlage: Voeg het gecodeerde bestand (.7z, .docx, .xlsx, .pptx of welke extensie dan ook van toepassing is) toe aan uw e-mail en stuur het naar de ontvanger.

3. Verzend het wachtwoord afzonderlijk en veilig: Vermeld het wachtwoord NIET in dezelfde e-mail als het gecodeerde bestand! Dit verslaat het doel van encryptie.

* Voorkeursmethoden:

* Telefoontje: De veiligste methode, vooral als u de telefoonlijn vertrouwt.

* Gecodeerde berichten-app: Gebruik Signal, WhatsApp (met end-to-end encryptie ingeschakeld) of een andere beveiligde berichten-app om het wachtwoord te verzenden.

* Persoonlijk: Vertel de ontvanger indien mogelijk persoonlijk het wachtwoord.

* Minder wenselijk, maar nog steeds beter dan e-mail:

* SMS-bericht: Sms-berichten zijn over het algemeen niet versleuteld, dus minder veilig dan een telefoongesprek of versleuteld berichtenverkeer. Gebruik het als laatste redmiddel.

* Nog een e-mail (andere dag/tijd): Hoewel het *iets* beter is dan het versturen van dezelfde e-mail, is het nog steeds kwetsbaar.

Waarom dit belangrijk is (en waarom u andere methoden moet vermijden):

* Beveiliging: Als de e-mailserver of uw computer is gehackt, is het gecodeerde bestand onbruikbaar voor een aanvaller zonder het wachtwoord. Het verzenden van het wachtwoord in dezelfde e-mail maakt zowel het bestand als het wachtwoord kwetsbaar.

* E-mail is niet veilig: E-mail is inherent onveilig. Het reist over meerdere servers en wordt vaak niet-versleuteld op die servers opgeslagen. Het is voor een aanvaller triviaal om e-mail te onderscheppen en te lezen.

* Naleving van de regelgeving: Veel regelgeving (bijvoorbeeld HIPAA, AVG) vereist dat gevoelige gegevens tijdens de verzending worden beschermd. Het op onjuiste wijze verzenden van met een wachtwoord beveiligde bestanden kan leiden tot schendingen van de naleving.

Alternatieve (ontmoedigde) benaderingen en waarom ze slecht zijn:

* Een ZIP-bestand met een wachtwoord bijvoegen in dezelfde e-mail: Dit is een vreselijk idee! Doe dit niet! Het biedt vrijwel geen zekerheid. Als de e-mail wordt onderschept, heeft de aanvaller zowel het bestand als het wachtwoord.

* Een PDF met een wachtwoord beveiligen en het wachtwoord in dezelfde e-mail verzenden: Bijna net zo slecht als het gebruik van ZIP. PDF-wachtwoordbeveiliging is niet bijzonder sterk, en het verzenden van het wachtwoord in dezelfde e-mail doet elk voordeel teniet.

* Een online service voor het delen van bestanden gebruiken (bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox) en de link delen met een wachtwoord in de e-mail: Iets beter dan het bovenstaande, maar kent nog steeds risico's. De beveiliging is afhankelijk van de beveiliging van de dienst voor het delen van bestanden. Bovendien maakt het verzenden van het wachtwoord in de e-mail het nog steeds kwetsbaar. Als u deze aanpak *moet* gebruiken, gebruik dan de *aanbevolen* methode om het wachtwoord afzonderlijk te verzenden.

Belangrijke overwegingen:

* Wachtwoordsterkte: Gebruik sterke, unieke wachtwoorden! Een sterk wachtwoord zou moeten zijn:

* Minimaal 12 tekens lang (langer is beter)

* Een mix van hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen

* Niet gebaseerd op persoonlijke informatie (verjaardagen, namen, etc.)

* Geen woord gevonden in een woordenboek

* Gebruik een wachtwoordbeheerder om sterke wachtwoorden te genereren en op te slaan.

* Kennis van de ontvanger: Zorg ervoor dat de ontvanger weet hoe hij het gecodeerde bestand moet openen. Geef indien nodig instructies.

* Context: Houd rekening met de gevoeligheid van de gegevens. Voor zeer gevoelige gegevens kunt u overwegen om robuustere versleutelingsmethoden of alternatieve communicatiekanalen te gebruiken (bijvoorbeeld beveiligde portals voor bestandsoverdracht).

* E-mailproviderbeveiliging: Houd rekening met de beveiligingspraktijken van uw e-mailprovider. Sommige providers bieden end-to-end-encryptie voor e-mail, waardoor de e-mail zelf veiliger wordt.

Samengevat is de sleutel om *het bestand sterk te coderen* en vervolgens *het wachtwoord afzonderlijk en veilig te verzenden*. Dit vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang tot uw gevoelige gegevens aanzienlijk.