Microsoft Word heeft een handige en eenvoudig te gebruiken mail merge -functie die u toelaat om gepersonaliseerde documenten gericht aan bepaalde personen met slechts een paar klikken te produceren . U gegevens invoert gewoon in een database- stijl Word-bestand en voer vervolgens een basis-formaat in een hoofd document dat de gegevens zullen worden samengevoegd tot . Dit wordt vaak gebruikt door mensen die behoefte hebben om de verkoop te sturen en sollicitatiebrieven tot een massale groep mensen of produceren pakbonnen en facturen voor bestellingen . Zodra de mail merge informatieblad is opgezet , het kan continu worden gebruikt voor een verscheidenheid van verschillende types van mailings en de communicatie naar de mensen op uw lijst . U kunt ook meer items aan uw fiche toe te voegen als dat nodig is met slechts een paar klikken . Instructies
1 Open een leeg document in Microsoft Word . Klik op "Start Afdruk samenvoegen " onder het menu Extra (te vinden op de " Mailings " werkbalk in Word 2007 ) . Kopen van 2 Kies het type samenvoegen die u wilt uitvoeren . U kunt brieven , enveloppen , etiketten en zelfs e-mailberichten met behulp van Word samenvoegen .
3 Selecteer de geadresseerden die u wilt opnemen in uw samenvoegbewerking . Als je niet al een lijst van ontvangers klaar in een Word-bestand ( in de database formulier vermeld ) , hebt u de mogelijkheid van het creëren van een nieuwe lijst . De mail merge tovenaar geeft je een selectie van velden die u kunt toevoegen aan je lijst . Kies de velden die elke ontvanger voor uw behoeften zullen identificeren en te personaliseren . U kunt ook uw eigen speciale veldnamen toe te voegen . Dit kan onder meer naam , adres , telefoonnummer , of zelfs minder vaak identifiers zoals website -adres of favoriete ijs smaak . Denk na over hoe je brief of bericht naar deze ontvanger zal worden gemaakt bij het kiezen van velden .
4 Maak uw belangrijkste document . Het belangrijkste document is de gemeenschappelijke brief , envelop , etiket of e-mailbericht ontwerp waarin de informatie van de mail merge lijst met ontvangers zal worden gestort . Dus, bijvoorbeeld , voor een standaard brief die u zou schrijven van uw opmerking in het hoofd document en vervolgens een adres vakje bovenaan waar de ontvanger informatie zal worden gestort binnen
5 Voeg samenvoegvelden in uw document . Eerste , plaats de muisaanwijzer in het hoofd document waar u het samenvoegveld voegen . Klik vervolgens op " Samenvoegveld invoegen " --- deze opdracht moet op uw werkbalk of onder getoond " Extra> Afdruk samenvoegen . " U ziet een lijst van alle velden die u in uw lijst met ontvangers te zien . Bijvoorbeeld , zet het veld na " Geachte " in het begin van uw brief , of plaats ergens in het midden van uw brief waarin u ijs voorkeuren van de persoon genoemd .
6 Voer de samenvoegbewerking . Selecteer " Voltooien en samenvoegen ' op uw Word- werkbalk . U krijgt de mogelijkheid om samen te voegen tot een nieuw bewerkbaar bestand dat individueel document elke ontvanger zal een lijst , fuseren rechtstreeks naar een printer of samenvoegen om een e-mail met Microsoft Outlook .
|
