Microsoft Word Mail Merge functie is ontworpen voor het creëren van documenten zoals standaardbrieven te verlichten samenvoegen . Met Afdruk samenvoegen , kunt u een Word-document koppelen aan een gegevensbron , zoals een Excel-spreadsheet , en vervolgens gebruikt " samenvoegvelden " om gegevens automatisch te trekken van die spreadsheet en plaats deze in meerdere exemplaren van het document . Dit stelt u in staat om snel een set documenten met vergelijkbare maar variabele gegevens , bijvoorbeeld , namen of bijdrage klant bedragen . Instructies
Sluit uw Word- document naar een Data Source
1 Kies het tabblad " Verzendlijsten " en klik op " Adressen selecteren . "
Click 2 " , selecteren uit Outlook- contactpersonen ' om uw informatie putten uit uw Outlook- adresboek , of " Bestaande lijst gebruiken " om een aparte database -bestand te selecteren . U kunt ook klikken op "Type Nieuwe lijst " om snel te creëren en opslaan van een database via Word . Gebruik het formulier dat verschijnt op uw lijst te maken .
3 Klik op ' Bewerken geadresseerden " na uw gegevensbron is verbonden met wijzigingen aan de gegevens Woord zal trekken van de bron . < br >
Insert Merge Fields
4 Selecteer het tabblad " Verzendlijsten " en klik op " Velden vergelijken . "
5 Gebruik de drop - down menu naast elk samenvoegveld type om een type gegevens getrokken uit uw gegevensbron selecteren . Als u gebruikmaakt van een Outlook- contactenlijst , deze gegevenstypen zal waarschijnlijk al geëvenaard . Als u gebruikmaakt van een Excel-spreadsheet of een ander database-bestand , moet u elk veld te koppelen aan een kolomkop . Klik op ' OK ' als u klaar bent .
6 Klik " Samenvoegveld invoegen " op het tabblad " Verzendlijsten " , en selecteer welk veld u wilt invoegen . Vergeet niet dat elk veld is gekoppeld aan een bepaalde kolom van gegevens in uw gegevensbron . Het veld "Achternaam " , bijvoorbeeld , kan worden gekoppeld aan een kolom " Naam . " Het veld zal verschijnen op de plaats van de cursor .
Klik 7 " Voltooien en samenvoegen "op het tabblad" Verzendlijsten "om individuele documenten binnen uw set te bewerken of om de hele set af te drukken . De " Print " dialoogvenster kunt u kiezen of u alleen de exemplaren die voor een bepaald bereik van vermeldingen in de gegevensbron , of om de volledige source drukken .
|
