Standaardbrieven worden meer op maat wanneer u e-mail van Microsoft Word 2007 's samen te voegen . Voor het opzetten van een samenvoegbewerking in Word , moet u twee documenten : een standaardbrief met velden en een gegevensbron met geïndividualiseerde informatie . In de basisvorm brief , kunt u velden voor de naam van de ontvanger , bedrijf en e-mailadres toe te voegen . De velden worden ingevuld door de gegevensbron informatie , zodat uw standaardbrief is afgestemd op elke ontvanger . Instructies
Open Word en een nieuw document 1 . Klik op het tabblad " Verzendlijsten " , klik op "Start Afdruk samenvoegen " in de groep Afdruk samenvoegen starten . Kopen van 2 Klik op het type samenvoegbewerking gewenste type . Bijvoorbeeld , om een enkele standaardbrief te individualiseren maken, klikt u op "Letters . "
Klik 3 op " Adressen selecteren " in de groep Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten . U kunt uw eigen lijst met ontvangers wilt maken , gebruikt u een bestaande lijst in spreadsheet of gebruik een Outlook- contactenlijst . Als u klikt op " Een nieuwe lijst typen , " de Nieuwe adreslijst dialoogvenster verschijnt . Voer de namen en adressen van ontvangers in een gegevensbron lijst . Klik op ' OK ' als u klaar bent . Geef het bestand een naam en klik op 'Opslaan'.
4 Plan uw samenvoegbewerking vorm, zoals een brief of envelop , met velden voor variabele gegevens zoals namen en titels . Universiteit van Wisconsin - Eau Claire suggereert met opgemaakte velden van Word als "Address Block " en " Begroetingsregel " om de brief te creëren . Formatteren van een standaardbrief door het creëren van een leeg document en typ uw bedrijfsgegevens aan de top . Voeg de naam en het adres van de ontvanger door te klikken op het tabblad " Mailings " , klik vervolgens op "Address Block" in de Velden beschrijven en invoegen groep . In het dialoogvenster Adresblok invoegen , kiest u opties uit de weergegeven velden , zoals hoe de naam van het formaat van de ontvanger toegevoegd . Klik op ' OK ' als u klaar bent . Voeg de begroeting lijn door te klikken op " Groet Line" in de Velden beschrijven en invoegen . Kies opties van de " Insert Begroetingsregel " dialoogvenster , zoals het gebruik van " Dear " of " To" in de begroeting . Maak uw keuze en klik op "OK . "
5 Vervolg uw brief te typen . Wilt u meer velden toe te voegen aan de standaardbrief verder te personaliseren , klik op de "Insert Merge Field " drop - down menu in het tabblad Verzendlijsten en selecteer het type veld dat u wilt gebruiken - bijvoorbeeld , "Voornaam ". < br >
klik 6 op de " Microsoft Office "-knop , en klik op ' Opslaan '. Geef het bestand een naam in het veld " File Name " , en klik op ' Opslaan '.
Voorbeeld resultaten 7 door te klikken op het tabblad " Verzendlijsten " en klik op ' Voorbeeld van het resultaat " in het Voorbeeld van het resultaat groep . U zult in staat zijn om de eerste ontvanger bekijken in uw lijst met gegevens . Correcties aanbrengen aan de letter of de lijst van gegevens en sla uw wijzigingen op .
8 Samenvoegen uw documenten samen door te klikken op het tabblad " Verzendlijsten " , vervolgens klikken op " Voltooien en samenvoegen . " U kunt ervoor kiezen om geïndividualiseerde brieven bewerken , de documenten af te drukken of te verzenden als e-mail naar uw lijst met ontvangers .
|
