Omdat elektronisch dossier formats veranderen zo snel en bestandsindelingen kunnen alleen door bepaalde programma's worden geopend , is er een terughoudendheid te vertrouwen op eigen software programma's voor het archiveren van elektronische documenten . Hoewel het PDF-formaat werd uitgevonden door Adobe , de specificaties voor het lezen en bewerken van een PDF-document zijn beschikbaar voor derden ontwikkelaars en gebruikers hoeven niet te vertrouwen op Adobe om de documenten te openen . Om deze reden hebben archivarissen begonnen te vertrouwen op het PDF /A bestandsformaat voor het archiveren van elektronische records . Wat je nodig hebt Computer internettoegang PDF-document PDF editing software Toon Meer Aanwijzingen 1 Begrijp het verschil tussen een gewone PDF en PDF /A. Volgens de International Organization for Standardization , PDF /A is een bestandsformaat gebaseerd op PDF , die " voorziet in een mechanisme voor het weergeven van elektronische documenten op een manier die behouden hun uiterlijk na verloop van tijd , onafhankelijk van de tools en systemen die worden gebruikt voor het maken , opslaan of waardoor de bestanden . " Een PDF /A -bestand is een permanente PDF die is opgemaakt zodanig dat het kan worden opgehaald in dezelfde vorm over een lange periode van tijd . Kopen van 2 het PDF-document dat u wilt openen archief in Adobe Acrobat 8.0 of hoger of een derde bron editor . Zie bronnen 1 voor een volledige lijst van de PDF het maken van software . Beoordeling 3 welke elementen zijn in de PDF . Voor een PDF compatibel is met de PDF /A -formaat het moet 100 procent bevatte te zijn , wat betekent dat er geen externe elementen zijn nodig voor het document dat moet worden bekeken . Lettertypen , afbeeldingen , graphics , en de kleur moeten worden ingebed in het document . In de Adobe Distiller , klik op Instellingen boven in de menubalk en selecteer Bewerken PDF-instellingen . Hier vindt u de mogelijkheid om fonts beelden en kleur insluiten . Video- en audio-elementen kunnen niet worden opgenomen in het PDF /A. Input metadata 4 in het document , zodat deze doorzoekbaar zullen zijn . PDF metadata omvat trefwoorden , de versie van de PDF gebruikte en de naam van het programma dat het PDF- document gemaakt . Voor het invoeren van de metagegevens in Adobe Acrobat , klikt u op Geavanceerd in de bovenste werkbalk . Uit het dropdown -menu klik Document Metadata . 5 Sla het document op een archief . Een archief kan een beveiligde externe server , harde schijf of een gouden DVD zijn. De media die u besluit om uw archiefstukken PDF opslaan is afhankelijk van wat het meest veilig in uw kantoor of huishouden .
|