Spreadsheets zijn een ideale manier van het bijhouden van contactgegevens . In plaats van het invoeren van adressen in een traditioneel adresboek , maak een adresboek in Microsoft Excel om deze informatie op te slaan . Na een adresboek in Excel kunt u eenvoudig informatie toevoegen en verwijderen en houden alles zeer georganiseerd . Met behulp van een Excel- adresboek is ook de eerste stap in het opzetten van mail merge naar adres etiketten , brieven en enveloppen te maken . Het creëren van een adresboek in Excel vereist twee fundamentele procedures : het opzetten van de juiste kolommen en het invoeren van gegevens . Instructies
Open Microsoft Excel 1 . Het nieuwe werkblad die verschijnt is een serie van lege cellen . Kopen van 2 Selecteer het werkblad , met inbegrip van de cellen die kolomkoppen zal bevatten . In de groep Gedefinieerde namen , op het tabblad Formules , selecteer " Naam definiëren " en voer de naam voor de lijst . Bijvoorbeeld , het opzetten van een adresboek voor persoonlijk gebruik , met het label " Persoonlijk , " en een voor zakelijk gebruik , met het label " Zakelijk , " de titel helpt u ze te onderscheiden van elkaar . Gebruik de tools op de opmaak palet aan vet de titel en maken het lettertype groter .
3 Stel kolommen voor het adresboek . Gebruik de volgende kolomkoppen : Naam , adres , plaats, provincie , postcode , telefoonnummer , faxnummer en e-mailadres . Voer deze posten in de kolommen A tot en met H , respectievelijk . Uw informatie is veel gemakkelijker om te lezen wanneer alles in een aparte kolom .
4 Markeer de rij met kolomkoppen door te klikken op het rijnummer gevonden aan de linkerkant. Center en vet de kolomkoppen met de opmaak palet .
5 Voer informatie in elke kolom . Dit kan enige tijd duren, maar heb je alleen om alles in Excel keer in te voeren , daarna , u hoeft alleen de nieuwe mensen en update-informatie toe te voegen . Als je mist bepaalde stukjes informatie , laat u de cel leeg . Zorg ervoor dat de twee letters postale afkortingen gebruikt voor de staten .
6 Format de tekst in de kolom postcode. Markeer de kolom ( maar niet de kolomkop ) . Klik op wat je hebt geselecteerd en kies "Celeigenschappen . " In het tabblad Getal , klik op " Special" in het vak " Category " . Klik op " Postcode " of " Postcode 4 " in het vak " Type" . Klik op "OK . " Dit zal alle postcodes zien er hetzelfde uit .
7 Format de tekst in de Telefoonnummer kolom . Markeer de tekst in de kolom , met uitzondering van de kolomkop . Klik erop en kies "Celeigenschappen . " In het tabblad Getal , selecteer " Special " van het vak " Category " . Klik op " Telefoonnummer " in het vak "Type " . Klik op "OK . " Al de telefoonnummers wordt geformatteerd op dezelfde manier .
|
