Microsoft Excel kan een zeer nuttig hulpmiddel voor het ontwerpen van zowel spreadsheets en databases zijn. De grote verscheidenheid van formaten beschikbaar om de Excel gebruiker maakt het programma geschikt voor het weergeven van ingewikkelde financiële gegevens op een manier die zelfs niet- technische gebruikers kunnen begrijpen . Het houden van die niet-technische gebruikers in het achterhoofd kan u helpen een gebruiksvriendelijke Excel- database die nog steeds biedt alle functionaliteit die u nodig hebt te ontwerpen . Instructies
1 Bekijk de kolommen in het Excel -database en kijk voor alle cellen die te zien zijn als " # # # # # # # # . " Dit is een indicatie dat de kolom te smal is om alle tekst weer te geven . Om de kolom te verbreden , plaatst u de cursor in de rechter bovenhoek van de kolomkop en sleep deze naar rechts . Verder aanpassen van de kolommen tot alle gegevens correct worden weergegeven . Kopen van 2 Wijzig de kolomkoppen om meer beschrijvend zijn. Als auteur van de database , kunt u precies weet welke gegevens elke kolom weergegeven , maar anderen die toegang hebben tot het misschien niet hetzelfde kennisniveau hebben . Maak de kolomkoppen zo beschrijvend mogelijk , en gebruik zoveel ruimte als u nodig hebt om die kolomkoppen nuttig zijn om de eindgebruikers te maken .
3 Bescherm iedere database cellen die formules bevatten . Een gebruiker kan per ongeluk veranderen van een cel waarde en de onderliggende formule vernietigen . Dat kan uren werk van uw kant betekenen om de schade te herstellen en de Excel- database om de informatie die u wilt weergeven. Als gebruikers niet nodig om wijzigingen in het document te maken , kunt u het hele bestand beveiligen door een wachtwoord om eventuele updates te maken .
Wijziging 4 de indeling van de numerieke velden te nuttiger zijn om uiteindelijk gebruikers . Gebruik de munt formaat voor alle financiële gegevens , en weer decimalen als nodig zijn. Het standaard formaat voor getallen is niet erg handig , dus veranderen naar een betere indeling op basis van de inhoud van de kolom .
Gebruik voorwaardelijke opmaak 5 tot negatieve getallen weer te geven in het rood en maken andere belangrijke gegevens opvallen . Bijvoorbeeld , kunt u de verkoop van meer dan $ 1000 weer in fel groen om meer aandacht te vestigen op deze belangrijke figuren .
6 diagrammen en grafieken toe aan uw Excel -database . Excel-documenten zijn zeer geschikt voor het communiceren van informatie , maar ze zijn niet altijd even gebruiksvriendelijk. Het weergeven van uw informatie grafisch maakt het makkelijker voor alle gebruikers om te begrijpen .
|
