Maak een volledige back-up van de QuickBooks bestand voordat archivering . Vanuit de open onderneming bestand , klikt u op de knop "Bestand" op de bovenste menubalk . Het menu lijst die verschijnt naar beneden komen oa de " Make kopiëren of back-up" optie ; . Klik op die optie kopen van 2

Laat een ander venster om pop-up vragen waar u de back-up op te slaan. De standaardlocatie voor back-up bestanden op te slaan zal zijn in het venster en wordt gemarkeerd . Als het gemarkeerde standaardlocatie is om een externe harde schijf, moet je die locatie . Zo niet , gebruik dan de externe schijf of flashdrive om deze back-up bewaren .
3

Hernoem het bestand aan te geven dat dit bestand is voltooid tot het moment waarop de bestanden van het voorgaande jaar worden gearchiveerd . Gebruik het jaar en een aanduiding als " archivedqbfile . " Stel dit bestand apart te worden geopend wanneer de informatie van transacties vorig jaar moeten worden gevonden .
4

Opruimen bedrijfsgegevens . Dit doe je door te klikken op de knop "Bestand" in de bovenste menubalk . Het menu dat verschijnt zal de optie ' Hulpprogramma's . " Klik op deze optie . Het menu dat verschijnt vanaf daar zal de optie " Clean Up Bedrijfsgegevens. " Klik op deze optie .
5

Kies het type schoonmaak worden gedaan . Het dialoogvenster dat wordt geopend zal bestaan ​​uit twee opties voor het opruimen van bedrijfsgegevens . De eerste is om transacties van een specifieke datum verwijderen . Deze optie zal de details van alle gesloten transacties te verwijderen vanaf een bepaalde datum . Dit is de optie die het meest aan einde van het jaar naar de gesloten transacties uit voorgaande jaren te verwijderen . De tweede optie is om alle gesloten transacties te verwijderen .
Archiveren of sluiten Out Fiscal Years
6

Kies de Sluitingsdatum en wachtwoord . Doorgaans gebeurt dit als een ultimo oefening snel na de belastingen worden ingediend . De sluitingsdatum moet de laatste dag van het voorgaande fiscale jaar. Bijvoorbeeld , als het de 2010 belastingen wordt voorbereid en het is momenteel 2011 , zou de closeout datum 31 december 2010.
7

Keep voorgaande jaren ' transacties in de aanslag door te kiezen voor archiefbestanden een jaar te laat . Sommige accountants liever twee jaar sluiten uit voorafgaand aan het belastingjaar . Met andere woorden , in 2011 de fiscale closeout jaar zou zijn 2009 . Dit zou de ondernemer om recente transacties herzien in detail. Na het tweede jaar , is er geen reden om deze transacties
8

zijn. Kies een wachtwoord aan voorafgaande jaar bestanden te beschermen . Nadat u de specifieke sluitingsdatum hebben gekozen in de eerste optie , wordt u gevraagd om een wachtwoord aan te maken . Dit wachtwoord wordt voorkomen dat per ongeluk wijzigingen aan transacties vóór het einde van het jaar gesloten .
9

Pas archieven en eindigen heropenen belastingen . Wijzigingen die in een vorig jaar transactie kan leiden tot veranderingen in de onderneming belastingaangifte . Indien aanpassingen moeten worden aangebracht , zijn bereid om de veranderingen met een belastingadviseur bespreken om te bepalen of een gewijzigde aangifte moet worden ingediend .