Elektronisch documentbeheer ( EDM ) systemen zijn het vervangen van de ouderwetse archiefkasten die zijn gevuld met Manilla mappen en papieren . Vandaag , werknemers in juridische, medische , overheid en zakelijke kantoren zijn het opslaan en ophalen van records door geautomatiseerde systemen . Deze conversie resulteert in milieuvriendelijke methoden voor de opslag , lagere kosten , en gemakkelijker en sneller toegang voor meerdere gebruikers van hetzelfde document . Go Green
elektronische documenten
zijn het opslaan van bomen over de hele wereld . De Vereniging van Records Managers en beheerders rapporten die elke Amerikaanse werknemer verbruikt jaarlijks 10.000 vellen kopieerpapier , dat is het equivalent van 1,25 bomen per persoon . Weggegooid papier ontleedt in schadelijke methaangas , terwijl de papierindustrie oogst 42 procent van de industriële hout per jaar , zegt ARMA . Papieren kopieën van zakelijke documenten te stimuleren ook het brandstofverbruik , omdat bedrijven hun documenten te verzenden naar externe opslag faciliteiten en dan later te halen . Door het omzetten van een EDM -proces , kunnen bedrijven de bossen van de aarde te beschermen en te verminderen benzine verbruik . Meer werknemers kunnen werken uit hun huizen als ze toegang geautomatiseerde records van beveiligde websites of servers . Dit hogere tarief van telewerkers betekent minder verkeer en de emissies van voertuigen .
Savings
geautomatiseerde administratie
vertalen in kostenbesparingen voor een organisatie . De politie in Elk River , Minnesota , omgerekend naar een EDM systeem, dat de afdeling bespaard $ 17.000 in kopieerpapier . Chief Jeffrey Beahen zegt zijn bemanning ging door 2,2 ton per jaar , volgens de online artikel " Vereniging van Records Managers en beheerders : ? Kan RIM Save The World" Daarnaast is 5 procent van alle hard- copy documenten uiteindelijk worden misplaatst , en een verloren document kost een bedrijf ongeveer $ 250 . En om verder te illustreren de kosten van papieren documenten versus elektronische records , BuyerZone.com schat dat de gemiddelde werknemer besteedt tussen 86 en 216 uur per jaar indienen harde kopieën van records. Dat kost een bedrijf tussen de $ 1700 en $ 4300 per jaar op basis van een werknemer die een uurtarief van $ 20 verdient .
Access
opgehaald elektronische dossiers is makkelijker dan werken met papieren exemplaren . In het klassieke kantoor , is een papieren document 19 keer gefotokopieerd omdat meerdere medewerkers moeten werken met dezelfde informatie , zegt ARMA . Maar meerdere medewerkers kan kijken naar een elektronisch document tegelijk . Een werkgever kan gemakkelijk bepalen wie geautomatiseerde bestanden kunt bekijken en te herzien , plus beveiligingsfuncties toestaan dat een manager om te zien wie bepaalde bestanden heeft bekeken. Beveiligingsfuncties zoals wachtwoorden ook helpen bedrijven te beschermen tegen een ontevreden werknemer of concurrent verkrijgen van toegang tot kritieke bestanden . Een ander voordeel van EDM is het snelle herstel van bestanden tijdens een ramp zoals een brand , overstroming of kantoor inbraak . Back-ups vaak worden opgeslagen offsite als voorzorgsmaatregel tegen een noodsituatie .
|
