Een document management systeem moet zorgen voor een duidelijke en uitgebreide middelen voor het opslaan en ophalen van informatie binnen een bedrijf computernetwerk . Aangezien de behoefte aan informatie kan variëren van bedrijf tot bedrijf , een deel van de vragen te stellen voordat de implementatie van een document management systeem betreffen hoe een bedrijf gebruik maakt van informatie , software-integratie eisen en beveiliging en opslag behoeften . Wat Doeleinden zal een Document Management Systeem Serveer ? Bedrijven moeten bijhouden van verschillende soorten informatie op een continue basis te houden . In veel gevallen wordt informatie die nodig opnemen van een klant of een bepaalde situatie . Het identificeren van de verschillende gebieden van informatie een bedrijf werkt met op regelmatige basis kan helpen bij het bepalen van een doel voor een document management systeem , volgens de American Academy of Family Physicians . Als verschillende bedrijven opnemen en gebruiken voor verschillende doeleinden , het begrijpen van een bedrijf de organisatorische work flow geeft een idee over hoe de informatie moet stromen of worden geregeld binnen een document management systeem . Hoe zal een Document Management Systeem integreren met bestaande software programma's? Bedrijven dat toegang tot informatie via een bestaand computernetwerk moeten overwegen hoe een document management systeem zal integreren met bestaande software programma's , volgens de American Academy of Family Physicians . Bepaalde document management systemen kunnen integreren of interface met bepaalde softwareprogramma's meer nog dan bij anderen . Als software programma's vergen doorgaans periodieke upgrades , het upgraden van een document management systeem kunnen ook andere verbeteringen aan het systeem programma's vereisen . De meer compatibel een document management systeem is een bedrijf bestaande software programma's , hoe makkelijker het zal zijn om upgrades te coördineren . Compatibiliteit tussen een document management systeem en bestaande opstelling van een bedrijf kan ook voorkomen dat de dubbele sets van gegevens of informatie die zich binnen een systeem netwerk . Welke soorten beveiliging protocollen zijn nodig ? Bedrijven dat gevoelige informatie op te slaan en te beheren moet bepalen hoe je die nodig veiligheidsmaatregelen binnen een document management systeem te implementeren , volgens eWeek Enterprise Applications , een netwerk- software resource site . Bedrijven binnen de gezondheidszorg zijn aan strikte wettelijke richtlijnen die informatie management praktijken van invloed binnen de organisatie . Bij de implementatie van een document management systeem , kunnen deze richtlijnen de soorten veiligheidsmaatregelen nodig zijn binnen een document management systeem dicteren . Veiligheidsmaatregelen kunnen ook de identificatie van gebruikers protocollen die bedrijven controle te laten en te volgen hoe de informatie is evenals de toegang gebruikersautorisaties bekeken. Een document management systeem met beveiligingsprotocollen maakt het makkelijker voor bedrijven voor het uitvoeren van periodieke controles , zoals die welke vereist zijn in de gezondheidszorg organisaties .
|