Het comprimeren van een QuickBooks bestand zal de snelheid van het programma te vergroten . Comprimeren zal de ruimte ingenomen door verwijderde transacties te elimineren en zal de ruimte in beslag genomen door de onnodige gegevens van de transacties die al zijn afgerond verminderen . In QuickBooks versies voorafgaand aan 2005 , werd dit proces de " Condenseer & Archief , " riep in latere versies werd het veranderd in " Clean Up Bedrijfsgegevens. " Er is een juiste procedure voor het invullen van dit proces , dat indien niet opgevolgd kan leiden tot beschadiging van het QuickBooks bestand . Instructies
1 Maak een back-up van het bedrijf bestand voor het begin van dit proces . Dit doe je door te klikken op de knop "Bestand" in de bovenste menubalk . Kies de " Backup Save /File " optie en wordt u gevraagd om de locatie waar u de back-up opgeslagen wil kiezen . Kopen van 2 Sla de back-up naar een veilige locatie . Kies voor een externe harde schijf , een flashdrive of een cd . Hiermee wordt voorkomen dat een beschadigd bestand wordt opgeslagen op de primaire harde schijf . Tegelijkertijd u wordt gevraagd om de locatie te worden opgeslagen om u aan te geven hebt ook de mogelijkheid om het bestand te hernoemen .
3 Hernoem het bestand aan te geven dat de back-up is voorafgaande een compressie . Bewaar deze op een veilige locatie moet het gecomprimeerde bestand beschadigd of moet u de details van de transacties die tijdens de compressie proces zal worden verwijderd onderzoeken .
4 Begin het compressie proces . Klik hiervoor op de knop "Bestand" op de bovenste menubalk . Zoek de knop " Hulpprogramma's " en klik erop . Dit zal een menu aan de rechterkant , waar ziet u het " Clean Up Bedrijfsgegevens. " Klik op die optie en laat de wizard u door het proces .
5 Koos welke methode te gebruiken om " Clean Up Bedrijfsgegevens. " Er zullen twee opties gepresenteerd op het eerste venster om pop-up . De eerste is om afgeronde transacties vanaf een bepaalde datum te verwijderen . Dit is de gekozen " sluiten uit " een jaar optie . De tweede is om alle voltooide transacties , ongeacht de datum te verwijderen . Sinds de details van deze transacties zijn niet nodig om de dag - tot-dag werking van QuickBooks , worden deze transacties " samengeperst " in slechts de totalen .
6 Selecteer aanvullende criteria voor het verwijderen van transacties . Het volgende venster wordt u de mogelijkheid de andere transacties te comprimeren geven . Deze opties omvatten beheerinstanties bank-en creditcard transacties , transacties gemarkeerd " Om te worden gedrukt , " facturen en schattingen gemarkeerd " opsturen , " en tenslotte transacties met daarin nog te factureren of unreimbursed kosten . Kiezen die van toepassing zijn op uw bedrijf en klik op 'Volgende'.
7 Comprimeren ongebruikte lijstitems . Dit elimineert de posten waarvoor er geen transacties , met inbegrip van facturen of ramingen . Deze ongebruikte lijst posten omvatten accounts , klanten, leveranciers , andere namen , factuur items , en de voltooide " To Do " Notes . Wanneer u klaar bent het kiezen van deze klik " Next . " Dit is het laatste venster heen gaan " Begin Cleanup " knop .
8 Klik op " Begin Cleanup . " Dit proces kan enkele minuten of uren in beslag nemen , en je niet in staat om te werken in QuickBooks zal zijn totdat de klus geklaard is . Een paar dingen om te onthouden : Ten eerste , als uw bedrijf QuickBooks bestand is op een netwerk , begint dit proces op de hoofdcomputer of server na het uitschakelen van alle andere computers in het netwerk . Je kunt niet voltooien dit van een secundaire computer op een netwerk . Ten tweede , dit is een baan die idealiter alleen gedaan moet worden een keer per jaar , voor de jaarafsluiting . Ten derde moet het noodzakelijk geworden om de details van de transacties vinden van het vorige jaar herinneren je dat back-up .
|
