Een papierloos kantoor is er een waarin het gebruik van papier is ofwel opgeheven of minimaal is ( gaat volledig papierloos is meestal niet mogelijk of praktisch ) . In een papierloos kantoor , zijn gegevens , bestanden en informatie zijn opgeslagen , toegankelijk , opgehaald en elektronisch worden verwerkt . Verschillende elektronische apparaten worden gebruikt voor deze functies . Scanners worden gebruikt om papieren documenten om te zetten in een elektronisch formaat . De geconverteerde documenten en elektronische bestanden worden opgeslagen en verwerkt op computers en gedeeld over netwerken . Documenten kunnen elektronisch worden verzonden met behulp van een faxmachine en PDA's worden gebruikt voor mobiele toegang tot elektronische documenten . Computers Computers zijn de ruggengraat van papierloze kantoren . Het document management , content management , optische tekenherkenning , e - mail en andere systemen die nodig zijn om een papierloos kantoor runnen zijn alle software applicaties die draaien op computers . Papierloze kantoren kunnen verschillende soorten van computer systemen aan de behoeften van de organisatie te voldoen , variërend van stand- alone personal computers en laptops voor kleine of thuiskantoren tot grote , complexe netwerken van servers , werkstations en computers voor grotere bedrijven . Bevatten Scanners meeste papierloze kantoren gebruik maken van een document management systeem om bestanden elektronisch op te slaan . Papieren bestanden worden geconverteerd naar elektronische bestanden met behulp van een scanner , dat dit een van de belangrijkste elektronische apparaten in een paperless office maakt . De gescande documenten worden ofwel opgeslagen als afbeeldingen of verwerkt in elektronische bestanden met behulp van Optical Character Recognition software die vaak wordt geleverd met de scanner . Sommige kantoren gebruiken multifunctionele apparaten die dienen als kopieerapparaten , scanners en faxapparaten - alles in een faxmachines elektronische faxapparaten worden gebruikt in papierloos . kantoren om elektronische kopieën van bestanden via telefoonlijnen of netwerken zenden en zijn een goede manier om te communiceren met de traditionele kantoren . De elektronische fax kan de ontvanger om een papieren kopie van een bestand te verkrijgen indien nodig. Een elektronische faxapparaat is meestal verbonden met het document management systeem waarmee het papierloze kantoor om inkomende en uitgaande documenten gemakkelijk op te slaan . Storage Media papierloze kantoren slaan de meeste van hun bestanden en gegevens elektronisch . Dit introduceert risico , zoals gegevens elektronisch opgeslagen kunnen verloren gaan of beschadigd raken door defect apparaat , stroomstoten , infectie door computervirussen of andere katastrofisch evenementen . De gegevens moeten regelmatig een back-up . Opslagmedia - zoals harde schijven , back- magnetische tapes en tape drives - zijn essentieel in een paperless office . De back - up kopieën van gegevens op het opslagmedium worden normaal gesproken opgeslagen offsite als een contingency maatregel .
|