| Word beschikt niet over een directe instelling voor het herschikken van de samenvoegvolgorde, zoals sommige databases dat zouden kunnen doen. De volgorde van uw samengevoegde gegevens wordt bepaald door de volgorde van de records in uw gegevensbron (bijvoorbeeld Excel-spreadsheet, Access-database, tekstbestand).
Om de samenvoegvolgorde te herschikken, moet u de gegevensbron manipuleren *voordat* u de samenvoegbewerking start. Hier ziet u hoe:
* Sorteer uw gegevensbron: Dit is de meest gebruikelijke en gemakkelijkste methode. In Excel kunt u uw gegevens sorteren op kolom (bijvoorbeeld achternaam, ID-nummer, datum). In Access maakt u gebruik van de sorteermogelijkheden van de database. Nadat u uw gegevensbron heeft gesorteerd, voert u de samenvoegbewerking opnieuw uit. Word gebruikt nu de nieuwe gesorteerde volgorde.
* Filter uw gegevensbron: Als u slechts een subset van uw gegevens nodig heeft, filtert u uw gegevensbron (opnieuw binnen Excel of Access) om alleen de gewenste records in een specifieke volgorde te selecteren. De gefilterde resultaten hebben de volgorde die voor de samenvoeging wordt gebruikt.
* Voeg een sorteerkolom toe: Als u een complexere volgorde nodig heeft of de oorspronkelijke volgorde wilt behouden terwijl u een nieuw volgordeprincipe introduceert, voegt u een nieuwe kolom aan uw gegevensbron toe met getallen of categorieën die de gewenste samenvoegvolgorde vertegenwoordigen. Sorteer vervolgens uw gegevensbron op deze nieuwe kolom.
* Rijen direct opnieuw ordenen: Voor kleine gegevenssets kunt u de rijen in uw gegevensbron (zoals een Excel-spreadsheet) handmatig herschikken. Dit is omslachtig voor grote datasets, maar het is een optie.
* Gebruik een zoekopdracht (voor databasebronnen): Als u een database (zoals Access) gebruikt, kunt u een query maken die uw gegevens selecteert en rangschikt volgens uw vereisten. Gebruik deze query als gegevensbron voor uw samenvoegbewerking. Dit is de krachtigste methode voor complexe bestellingen.
* Programmeren (geavanceerd): Voor zeer gevorderde gebruikers kunt u VBA (Visual Basic for Applications) gebruiken om de gegevens binnen Word programmatisch opnieuw te ordenen vóór het samenvoegen. Dit is over het algemeen niet nodig, tenzij u zeer specifieke en complexe bestelbehoeften heeft.
Kortom, probeer niet de samenvoegvolgorde binnen Word zelf te wijzigen. De oplossing ligt in het goed voorbereiden en ordenen van uw gegevens *voordat* de samenvoegbewerking wordt gestart. |
