De kenmerken van administratieve systemen kunnen variëren, afhankelijk van het type en de omvang van de organisatie. Enkele veel voorkomende kenmerken zijn echter:

1. Hiërarchie :De meeste organisaties hebben een hiërarchische structuur, met verschillende niveaus van autoriteit en verantwoordelijkheid. Hierdoor zijn duidelijke communicatielijnen en besluitvorming mogelijk.

2. Centralisatie :De mate van centralisatie in een administratief systeem verwijst naar de mate waarin de besluitvorming bovenaan de hiërarchie is geconcentreerd. In een gecentraliseerd systeem worden beslissingen genomen door een paar senior managers, terwijl in een gedecentraliseerd systeem de besluitvorming wordt gedelegeerd aan werknemers op een lager niveau.

3. Formalisering :De mate van formalisering in een administratief systeem verwijst naar de mate waarin regels, procedures en beleid worden gedocumenteerd en gehandhaafd. In een sterk geformaliseerd systeem zijn er veel geschreven regels en procedures, terwijl er in een minder geformaliseerd systeem meer ongeschreven regels en normen zijn.

4. Specialisatie :De mate van specialisatie in een administratief systeem verwijst naar de mate waarin banen zijn verdeeld in specifieke taken. In een zeer gespecialiseerd systeem heeft elke werknemer een beperkt aantal verantwoordelijkheden, terwijl in een minder gespecialiseerd systeem werknemers een breder scala aan verantwoordelijkheden hebben.

5. Integratie :De mate van integratie in een administratief systeem verwijst naar de mate waarin verschillende delen van de organisatie op elkaar zijn afgestemd en samenwerken. In een sterk geïntegreerd systeem is er veel communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen, terwijl er in een minder geïntegreerd systeem minder communicatie en samenwerking is.

Het type en de omvang van de organisatie kunnen de inrichting van het administratieve systeem beïnvloeden. Kleine organisaties kunnen bijvoorbeeld een meer informeel en gecentraliseerd administratief systeem hebben, terwijl grote organisaties een meer formeel en gedecentraliseerd administratief systeem kunnen hebben.

Administratieve systemen zijn essentieel voor het succes van organisaties. Ze bieden de structuur en processen die organisaties nodig hebben om effectief te kunnen opereren. Door de kenmerken van administratieve systemen te begrijpen, kunnen managers systemen ontwerpen die voldoen aan de behoeften van hun organisaties.

Hier volgen enkele aanvullende factoren die het ontwerp van administratieve systemen kunnen beïnvloeden:

* De doelstellingen van de organisatie: Het administratieve systeem moet zo worden ontworpen dat het de doelstellingen van de organisatie ondersteunt. Als een organisatie bijvoorbeeld gericht is op groei, moet het administratieve systeem zo worden ontworpen dat uitbreiding wordt gefaciliteerd.

* De cultuur van de organisatie: Het administratieve systeem moet compatibel zijn met de cultuur van de organisatie. Als een organisatie bijvoorbeeld een sterke innovatiecultuur heeft, moet het administratieve systeem zo worden ontworpen dat creativiteit en het nemen van risico's worden aangemoedigd.

* De omgeving van de organisatie: Het administratieve systeem moet zo worden ontworpen dat rekening wordt gehouden met de omgeving van de organisatie. Als een organisatie bijvoorbeeld in een snel veranderende omgeving opereert, moet het administratieve systeem zo worden ontworpen dat het flexibel en aanpasbaar is.

Door rekening te houden met deze factoren kunnen managers administratieve systemen ontwerpen die effectief en efficiënt zijn en die de doelstellingen van de organisatie ondersteunen.