1. Een hyperlink invoegen: Dit is de beste methode om de lezer het externe document eenvoudig in een aparte applicatie te laten openen.

* Stappen:

1. Selecteer de tekst die u als hyperlink wilt gebruiken (bijvoorbeeld:"Klik hier voor het rapport").

2. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde tekst.

3. Kies 'Link' of 'Hyperlink' vanuit het contextmenu.

4. In het dialoogvenster "Hyperlink invoegen":

* Klik op 'Bestaand bestand of webpagina' .

* Blader naar en selecteer het externe document.

* Klik op "OK" .

De geselecteerde tekst wordt nu onderstreept en blauw (tenzij u uw hyperlinkstijl hebt aangepast). Als u erop klikt, wordt het gekoppelde document in het bijbehorende programma geopend.

2. Een object insluiten: Deze methode voegt een kopie van het document *in* uw Word-document in. Wijzigingen in het originele document worden niet weergegeven in de ingesloten kopie.

* Stappen:

1. Ga naar "Invoegen" tabblad.

2. Klik op 'Object' .

3. Selecteer in het dialoogvenster "Object" "Maken uit bestand" .

4. Blader naar en selecteer het externe document.

5. Vink het vakje 'Weergeven als pictogram' aan als u een kleiner pictogram wilt dat het bestand vertegenwoordigt in plaats van de volledige inhoud van het document. Indien uitgeschakeld, zal een deel van de inhoud van het document zichtbaar zijn.

6. Klik op "OK" .

3. Een bestand invoegen: Vergelijkbaar met insluiten, maar toont meestal alleen de bestandsnaam en maakt het openen van het bestand vanuit Word mogelijk, in plaats van de inhoud rechtstreeks in te sluiten.

* Stappen:

1. Ga naar "Invoegen" tabblad.

2. Klik in de groep "Tekst" op "Object" .

3. Klik in het dialoogvenster op "Maken vanuit bestand" .

4. Blader naar het externe bestand en selecteer het. Laat het selectievakje 'Weergeven als pictogram' uitgeschakeld.

5. Klik op 'OK' . Dit zal over het algemeen een eenvoudiger weergave van het bestand invoegen dan bij het insluiten, vaak alleen een bestandsnaam waarop kan worden geklikt om het bestand te openen.

Belangrijke overwegingen:

* Bestandslocatie: Als u het externe document verplaatst of hernoemt nadat u het heeft gekoppeld, wordt de koppeling verbroken. Het is het beste om het gekoppelde document op een consistente locatie te bewaren.

* Bestandstype: Word kan naar veel verschillende bestandstypen linken, maar voor sommige is het mogelijk dat er specifieke software op de computer van de ontvanger moet worden geïnstalleerd om ze te kunnen openen.

* Hyperlinks versus insluiten: Hyperlinks hebben over het algemeen de voorkeur vanwege hun kleinere bestandsgrootte en de mogelijkheid om altijd de nieuwste versie van het gekoppelde document weer te geven. Insluiten is handig als u wilt garanderen dat de lezer altijd een specifieke versie ziet, ongeacht externe wijzigingen, maar resulteert in een grotere bestandsgrootte.

Kies de methode die het beste bij uw behoeften past. Voor de meeste situaties is het maken van een hyperlink de eenvoudigste en meest efficiënte oplossing.