| Informele documenten dienen verschillende doeleinden en vullen vaak de gaten in die zijn achtergelaten door formele documentatie. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom ze worden gebruikt:
1. Snelle communicatie en samenwerking:
* Snelle informatie delen: Ze zorgen voor snelle en efficiënte communicatie van ideeën, updates en informatie.
* Brainstorming en discussies faciliteren: Informele documenten kunnen worden gebruikt als een hulpmiddel voor brainstormen, het verzamelen van feedback en het bevorderen van samenwerkingsdiscussies.
* Onmiddellijke behoeften aanpakken: Ze kunnen worden gebruikt om snel dringende problemen of specifieke verzoeken aan te pakken.
2. Verbetering van communicatie en begrip:
* Complexe onderwerpen verduidelijken: Informele documenten kunnen een meer gedetailleerde of genuanceerde uitleg van een onderwerp bieden dan een formeel document mogelijk.
* Verkorting en relaties opbouwen: Ze helpen bij het creëren van een meer informele en persoonlijke toon in communicatie, waardoor sterkere verbindingen worden bevorderd.
* Transparantie en openheid demonstreren: Informele documenten kunnen de bereidheid tonen om informatie te delen en een open dialoog aan te gaan.
3. Ondersteunende formele documentatie:
* Ondersteunende informatie verstrekken: Ze kunnen formele documenten aanvullen door aanvullende details, voorbeelden of bewijsmateriaal te verstrekken.
* Formele documenten opstellen en herzien: Informele documenten kunnen worden gebruikt als uitgangspunt voor formeel schrijven, waardoor experimenten en iteratieve ontwikkeling mogelijk zijn.
* Besluitvorming vergemakkelijken: Ze kunnen worden gebruikt om input en feedback te verzamelen voordat ze een formele beslissing nemen.
Voorbeelden van informele documenten:
* E -mails
* Sms -berichten
* Opmerkingen
* Whiteboards
* Schetsen
* Handgeschreven concepten
* Minuten vergadert (informeel)
* Projectvoorstellen (informeel)
Belangrijkste kenmerken van informele documenten:
* minder gestructureerd en formeel: Ze missen vaak een specifiek formaat of stijl.
* Meer persoonlijk en conversatie: Ze gebruiken een meer ontspannen en benaderbare toon.
* gericht op communicatie en samenwerking: Ze geven prioriteit aan duidelijkheid en gemak van begrip.
* mag niet worden gearchiveerd of bewaard: Ze zijn vaak tijdelijk en worden gebruikt voor kortetermijndoeleinden.
Het is belangrijk om te onthouden dat hoewel informele documenten nuttig kunnen zijn, ze niet altijd geschikt zijn. In sommige situaties kan formele documentatie nodig zijn voor wettelijke, regelgevende of archiveringsdoeleinden. |
