Core Business Documenten:

* Contracten en overeenkomsten: Formele documenten die wettelijke verplichtingen tussen partijen beschrijven (bijvoorbeeld klantcontracten, arbeidsovereenkomsten).

* Financiële overzichten: Rapporten die financiële prestaties en positie tonen (bijv. Balansbladen, inkomensverklaringen, kasstroomafschriften).

* Facturen en inkooporders: Documenten die worden gebruikt voor het bijhouden en beheren van aankopen en verkoop.

* beleid en procedures: Gidsen voor werknemers over het omgaan met specifieke taken of situaties (bijv. Veiligheidsprocedures, verlaten beleid).

* Minuten van vergaderingen: Records van beslissingen, discussies en acties die tijdens vergaderingen worden ondernomen.

* Marketingmateriaal: Promotiemateriaal dat wordt gebruikt om interesse in producten of diensten te genereren (bijvoorbeeld brochures, flyers, website -inhoud).

Administratieve en operationele documenten:

* e -mails: Digitale correspondentie voor interne en externe communicatie.

* memo's: Formele schriftelijke communicatie binnen een organisatie.

* rapporten: Samengevatte informatie over verschillende onderwerpen (bijv. Projectstatusrapporten, rapporten van marktanalyses).

* voorstellen: Documenten die een plan of oplossing schetsen voor een specifiek probleem of behoefte.

* presentaties: Visuele hulpmiddelen die worden gebruikt om informatie effectief te communiceren (bijvoorbeeld diavoorstellingen, infographics).

* vormen: Sjablonen die worden gebruikt om informatie te verzamelen (bijv. Aanvraagformulieren, kostenrapporten).

* Kalenders en schema's: Tools voor het plannen en beheren van tijd en evenementen.

Human Resources -documenten:

* hervat en sollicitatiebrieven: Documenten die door aanvragers worden gebruikt om hun vaardigheden en ervaring te presenteren.

* Functiebeschrijvingen: Schetst de verantwoordelijkheden en vereisten van een specifieke positie.

* prestatiebeoordelingen: Evaluaties van de prestaties en ontwikkeling van werknemers.

* Werknemershandboeken: Compilaties van beleid en procedures die relevant zijn voor werknemers.

* Payroll &voordelen Informatie: Documenten met betrekking tot compensatie en voordelen van werknemers.

Documenten voor juridische en compliance:

* Verzekeringspolissen: Contracten die de dekking voor potentiële risico's schetsen.

* licenties en vergunningen: Autorisaties die nodig zijn om een ​​bedrijf te exploiteren.

* Documenten voor regelgeving: Bewijs van naleving van relevante wetten en voorschriften.

IT- en technologiedocumenten:

* Softwarelicenties en overeenkomsten: Documenten die gebruiksrechten en voorwaarden voor software schetsen.

* Netwerkdiagrammen: Visuele representaties van de IT -infrastructuur van de organisatie.

* Beveiligingsbeleid: Richtlijnen voor het beschermen van gevoelige informatie en systemen.

Onthoud:

* Deze lijst is niet uitputtend, omdat de specifieke documenten die in een kantoor worden gebruikt, afhankelijk zullen zijn van de industrie, de grootte en de aard van het bedrijf.

* Veel organisaties gebruiken nu digitale documentbeheersystemen om documenten elektronisch op te slaan, te organiseren en te delen.

* Effectief documentbeheer is essentieel voor efficiënte activiteiten, samenwerking en naleving.