Dit is waarom:

* behoud: PDF/A is specifiek ontworpen voor langdurige digitale behoud. Het sluit alle benodigde lettertypen, afbeeldingen en het opmaken van informatie in het bestand zelf, zodat het document er hetzelfde uitziet, zelfs wanneer het jaren later op een ander systeem wordt geopend.

* Universaliteit: PDF -kijkers zijn op grote schaal beschikbaar in verschillende besturingssystemen, waardoor PDF/A zeer toegankelijk is.

* Beveiliging: PDF/A-bestanden kunnen digitaal worden ondertekend en wachtwoord beveiligd, waardoor authenticiteit wordt gewaarborgd en ongeautoriseerde toegang of wijzigingen beperkt.

* Zoekbaarheid: Documenten opgeslagen in PDF/A behouden hun tekstlaag, waardoor de inhoud volledig doorzoekbaar wordt.

Andere populaire formaten:

Hoewel PDF/A de voorkeur heeft voor langdurige archivering, kunnen documentbeheersystemen andere formaten gebruiken, afhankelijk van specifieke behoeften:

* pdf: Het standaard PDF -formaat is heel gebruikelijk voor algemene documentuitwisseling en -opslag.

* tiff: Getagd afbeeldingsbestandsformaat wordt vaak gebruikt voor gescande documenten die een hoge beeldkwaliteit vereisen.

* jpeg: Dit formaat is populair voor het comprimeren van beeldzware documenten.

* docx/xlsx: Dit zijn de native formaten voor Microsoft Word en Excel en kunnen worden gebruikt in een documentbeheersysteem voor het bewerken van mogelijkheden.

De specifieke formaatkeuze is afhankelijk van de functies van de documentbeheersoftware en het beoogde gebruik van het geconverteerde document.