1. Vergaderagenda:

- Stel een gedetailleerde agenda op waarin de onderwerpen worden beschreven die tijdens de vergadering moeten worden besproken. Lijst agendapunten in een logische volgorde, wijs voor elk onderwerp de juiste tijd toe en specificeer eventuele specifieke doelstellingen of verwachte resultaten.

2. Notulen van de vergadering:

- Notulen van eerdere vergaderingen moeten vóór de komende vergadering onder alle aanwezigen worden verspreid. Hierdoor kunnen deelnemers eerdere discussies, besluiten en actiepunten bekijken, waardoor de continuïteit wordt gewaarborgd.

3. Aankondiging of uitnodiging voor vergadering:

- Verstuur ruim van tevoren aankondigingen of uitnodigingen voor vergaderingen, met vermelding van de vergaderdatum, het tijdstip, de locatie en alle relevante logistieke informatie. Neem de agenda van de vergadering op, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden.

4. Ondersteunende documenten:

- Verzamel alle documenten die relevant zijn voor de onderwerpen op de agenda. Dit kunnen onder meer rapporten, voorstellen, presentaties, financiële overzichten of andere relevante informatie zijn. Deel deze documenten vóór de vergadering met deelnemers.

5. Lijst met deelnemers:

- Maak een lijst met uitgenodigde deelnemers en verspreid deze samen met de uitnodiging voor de vergadering. Vermeld eventuele excuses die u heeft ontvangen van degenen die niet aanwezig konden zijn.

6. Notulen van de vergadering:

- Wijs tijdens de vergadering iemand aan die nauwkeurige notulen maakt. Notulen moeten de datum, tijd, locatie, aanwezige deelnemers, een samenvatting van de discussies voor elk agendapunt, genomen besluiten en toegewezen actiepunten bevatten.

7. Lijst met actiepunten:

- Stel een lijst samen van actiepunten die tijdens de vergadering zijn toegewezen, waarbij u duidelijk specificeert wie verantwoordelijk is voor elke taak en de vervaldata. Verdeel de lijst met actiepunten onder alle deelnemers.

8. Vervolgcommunicatie:

- Stuur kort na de vergadering een samenvatting van de vergadering of een vervolg-e-mail naar alle deelnemers. Deze e-mail kan hoogtepunten van de discussies, belangrijke beslissingen en de lijst met actiepunten bevatten.

9. Eventueel relevant beleid of procedures:

- Als de vergadering discussies met betrekking tot het beleid, de procedures of de richtlijnen van de organisatie omvat, zorg er dan voor dat de respectieve documenten ter referentie beschikbaar zijn tijdens de vergadering.

10. Volmachtformulieren:

- Als er deelnemers namens anderen aanwezig zijn (die als gevolmachtigde optreden), zorg er dan voor dat er volmachtformulieren klaarliggen die ze kunnen ondertekenen.

11. Stemmateriaal (indien van toepassing):

- Als er tijdens de vergadering wordt gestemd, zorg er dan voor dat u over het benodigde materiaal beschikt, zoals stembiljetten of stembiljetten, vooral voor formele resoluties of verkiezingen.

12. Audiovisuele apparatuur:

- Als de vergadering presentaties of videoconferenties omvat, zorg er dan voor dat alle benodigde apparatuur vooraf is geregeld en getest.

13. Beveiligings- en vertrouwelijkheidsovereenkomsten (indien nodig):

- Als de bijeenkomst plaatsvindt, laat de deelnemers dan geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's) of vertrouwelijkheidsovereenkomsten ondertekenen om gevoelige gegevens te beschermen.

14. Aanwezigheidslijsten:

- Houd presentielijsten bij de hand zodat deelnemers hun badges bij aankomst kunnen ondertekenen of scannen om de deelname aan de vergadering bij te houden.

15. Feedbackformulieren (optioneel):

- Verdeel feedbackformulieren om na de bijeenkomst input van deelnemers te verzamelen. Deze feedback kan toekomstige vergaderingen helpen verbeteren.

Vergeet niet om deze documenten veilig op te slaan, zowel in elektronische als fysieke vorm, en volg de richtlijnen en het beleid van uw organisatie met betrekking tot vergaderdocumentatie.