1. De subtotaalfunctie gebruiken:

Dit is ideaal voor het maken van samenvattingen binnen groepen gesorteerde gegevens.

* Sorteer uw gegevens: Sorteer eerst uw gegevens op de kolom waarop u wilt groeperen. Als u bijvoorbeeld wilt groeperen op 'Regio', sorteert u uw gegevens op de kolom 'Regio'.

* Subtotalen invoegen: Ga naar het tabblad 'Gegevens' en klik op 'Subtotaal'.

* Instellingen opgeven: Er verschijnt een dialoogvenster. Kiezen:

* Bij elke wijziging in: Selecteer de kolom waarop u groepeert (bijvoorbeeld 'Regio').

* Gebruik functie: Selecteer de samenvattingsfunctie die u wilt toepassen (bijvoorbeeld Som, Gemiddelde, Aantal, Max, Min). Indien nodig kunt u meerdere functies kiezen.

* Subtotaal toevoegen aan: Selecteer de kolommen die u wilt samenvatten.

* Klik op OK: Excel voegt aan het einde van elke groep subtotalen in, waarbij het overzicht voor die groep wordt weergegeven. U kunt onderaan ook eindtotalen toevoegen. U kunt de groepen samenvouwen en uitvouwen met behulp van de plus- en mintekens die naast de groepskoppen verschijnen.

2. Draaitabellen gebruiken:

Dit is de krachtigste methode voor het samenvatten en groeperen van grote datasets. Draaitabellen maken dynamische manipulatie van de gegevens mogelijk en bieden veel meer samenvattingsopties.

* Selecteer uw gegevens: Selecteer het volledige gegevensbereik dat u wilt analyseren.

* Draaitabel invoegen: Ga naar het tabblad 'Invoegen' en klik op 'Draaitabel'.

* Kies locatie: Selecteer waar u de draaitabel wilt plaatsen (een nieuw werkblad of het bestaande).

* Sleep velden: Het deelvenster Draaitabelvelden verschijnt. Sleep de velden waarop u wilt groeperen (bijvoorbeeld 'Regio') naar het gebied 'Rijen'. Sleep de velden die u wilt samenvatten (bijvoorbeeld 'Verkoop') naar het gebied 'Waarden'. U kunt ook velden toevoegen aan het gebied "Kolommen" om een ​​complexer overzicht te maken.

* Samenvatting wijzigen: U kunt de samenvattingsfunctie (Som, Gemiddelde, Aantal, etc.) eenvoudig wijzigen door op de vervolgkeuzepijl in het gebied "Waarden" te klikken. U kunt ook meerdere samenvattingsfuncties voor hetzelfde veld toevoegen.

3. Met behulp van de `GROUP`-functie (met helperkolommen):

Deze methode is handig voor complexere groeperingscriteria die niet eenvoudig kunnen worden afgehandeld door subtotalen of draaitabellen. Het vereist het maken van helperkolommen.

* Maak helperkolommen: Gebruik formules om kolommen te maken die groepsnamen toewijzen op basis van uw criteria. Als u bijvoorbeeld wilt groeperen op verkoopbereiken, kunt u een helperkolom maken met formules als `=IF(A2<1000,"Laag",IF(A2<5000,"Medium","Hoog"))` (ervan uitgaande dat de verkopen in kolom A staan).

* Gebruik subtotalen of draaitabellen: Nadat u de helperkolommen hebt gemaakt, gebruikt u de subtotaalfunctie of maakt u een draaitabel met de helperkolom als groeperingsveld.

4. Power Query (gegevens ophalen en transformeren):

Voor geavanceerde gegevensmanipulatie en -groepering, vooral bij grote of complexe gegevenssets, is Power Query buitengewoon krachtig. Hiermee kunt u gegevens groeperen op basis van meerdere voorwaarden en verschillende transformaties toepassen voordat u ze samenvat. Deze optie omvat het leren van de interface en de M-taal van Power Query, maar biedt ongeëvenaarde flexibiliteit.

De juiste methode kiezen:

* Subtotalen: Het beste voor het eenvoudig groeperen en samenvatten van gesorteerde gegevens.

* Draaitabellen: Beste voor complexe groepering, dynamische samenvatting en interactieve analyse van grote datasets.

* GROEP-functie met helperkolommen: Het beste voor aangepaste groeperingslogica die niet eenvoudig met andere methoden kan worden afgehandeld.

* Powerquery: Het beste voor geavanceerde gegevensopschoning, transformatie en groepering van zeer grote of complexe gegevenssets.

Vergeet niet uw werk regelmatig op te slaan wanneer u met grote gegevenssets in Excel werkt. Experimenteer met deze methoden om de methode te vinden die het beste bij uw specifieke behoeften past.