Hier is een uitsplitsing van hoe validatielijsten werken en hun voordelen:

Hoe het werkt:

1. Maak de lijst: U definieert de lijst met toegestane waarden rechtstreeks in de gegevensvalidatie -instellingen of door te verwijzen naar een reeks cellen of een formule.

2. Pas de regel toe: U past deze regel toe op de doelcel (s) waar u gegevensinvoer wilt beperken.

3. Gebruikerservaring: Wanneer een gebruiker met validatie op de cel klikt, zien hij een vervolgkeuzelijst met de lijst met geldige waarden.

4. Gegevenshandhaving: Als de gebruiker probeert een waarde in te voeren die niet op de lijst staat, voorkomt Excel deze en geeft een foutmelding weer.

Voordelen van het gebruik van validatielijsten:

* Gegevensnauwkeurigheid: Zorgt ervoor dat alleen correcte en vooraf gedefinieerde waarden worden ingevoerd, waardoor fouten en inconsistenties worden voorkomen.

* Gegevensconsistentie: Bevordert uniformiteit over meerdere cellen door het gebruik van dezelfde reeks waarden af ​​te dwingen.

* Verbeterde gebruikerservaring: Maakt gegevensinvoer eenvoudiger en sneller door een duidelijke en beknopte lijst met opties te bieden.

* Verbeterde productiviteit: Vermindert de tijd die wordt besteed aan gegevensinvoer en gegevenscorrectie, omdat gebruikers worden geleid naar geldige invoer.

* Betere gegevensanalyse: Door consistente gegevens te gebruiken, zijn uw gegevensanalyse en rapportage nauwkeuriger en betrouwbaarder.

Voorbeelden van het gebruik van validatielijsten:

* vervolgkeuzemenu voor klantnamen: Maak een lijst met klantnamen in een afzonderlijk celbereik en pas deze toe als een validatielijst op een kolom voor klantnamen.

* Productcategorieën: Sta gebruikers in staat om een ​​productcategorie te selecteren uit een vooraf gedefinieerde lijst (bijv. Elektronica, kleding, voedsel) voor consistente categorisatie.

* Datumbereiken: Definieer een specifiek datumbereik (bijvoorbeeld tussen 1 januari en 31 december) als een validatielijst voor een datumkolom.

Een validatielijst maken in Excel:

1. Selecteer de cel (s) U wilt de regel toepassen op.

2. Ga naar de data Tab.

3. Klik op Gegevensvalidatie In de Data Tools groep.

4. In de instellingen Tab:

* Kies lijst Van de toestaan ​​ vervolgkeuzelijst.

* In de bron Veld, typ de lijst met waarden rechtstreeks, gescheiden door komma's of selecteer het celbereik dat de lijst bevat.

* (Optioneel) U kunt het invoerbericht aanpassen en foutwaarschuwing Secties om nuttige berichten te verstrekken aan gebruikers.

5. Klik op OK .

Het gebruik van validatielijsten is een krachtige manier om gegevensnauwkeurigheid, consistentie en gebruiksgemak in Excel te waarborgen. Het is een waardevol hulpmiddel om uw spreadsheets en workflows te verbeteren.