| Bij het maken van een contactlijst via Microsoft Excel worden de Excel-gegevens omgezet in een geschikt formaat dat eenvoudig kan worden geïmporteerd in een contactbeheersysteem of mailinglijst. Hier vindt u een stapsgewijze handleiding waarmee u een lijst met contactpersonen kunt maken met behulp van Excel:
1. Bereid de Excel-gegevens voor:
Open uw Excel-bestand met de contactgegevens. Zorg ervoor dat de gegevens van elke contactpersoon in aparte kolommen staan, zoals Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, Bedrijf en Adres.
2. Formatteer de gegevens:
- Als de gegevens een inconsistente opmaak bevatten (sommige e-mailadressen zijn bijvoorbeeld in kleine letters en andere in hoofdletters), gebruik dan de functie 'Tekst naar kolommen' om consistentie te garanderen.
- Verwijder eventuele spaties of speciale tekens uit de gegevens om importproblemen te voorkomen.
- Zorg ervoor dat de kolomkoppen overeenkomen met de contactvelden die u wilt importeren (bijvoorbeeld:'E-mail' moet overeenkomen met het e-mailveld).
3. Opslaan als CSV-bestand:
Zodra uw gegevens correct zijn opgemaakt, slaat u het Excel-bestand op als een CSV-bestand (Comma-Separated Values). CSV is een algemeen geaccepteerd formaat voor het importeren van gegevens in verschillende systemen.
- Ga naar "Bestand"> "Opslaan als"> Selecteer "CSV (door komma's gescheiden) (*.csv)" in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type".
4. Importeren in contactbeheersysteem of mailinglijst:
Nu u een CSV-bestand heeft met uw contactenlijst, kunt u dit importeren in het door u gekozen contactbeheersysteem of mailinglijst. Het proces voor het importeren kan variëren, afhankelijk van de software die u gebruikt.
- Raadpleeg de documentatie van uw contactbeheersysteem of mailinglijst om de importfunctie te vinden en volg de stappen om het CSV-bestand te importeren.
5. Verifiëren en bijwerken:
Nadat het importeren is voltooid, controleert u de nauwkeurigheid van de geïmporteerde contacten. Controleer op eventuele opmaakproblemen, ontbrekende gegevens of onjuiste informatie.
6. Aanvullende opmaak (optioneel):
Afhankelijk van het contactbeheersysteem of de mailinglijst die u gebruikt, zijn er mogelijk aanvullende opmaakopties beschikbaar. U kunt bijvoorbeeld categorieën, tags of groepen toevoegen om uw lijst met contactpersonen te ordenen.
Door deze stappen te volgen, kunt u met succes een contactlijst maken met behulp van Microsoft Excel en deze importeren in het door u gekozen contactbeheersysteem of mailinglijst. |
