Dit is waarom:

* Databases zijn georganiseerde collecties van gegevens, meestal gestructureerd in tabellen met relaties daartussen. Ze zijn ontworpen voor het opslaan en ophalen van grote hoeveelheden data efficiënt.

* spreadsheets zijn toepassingen die zijn ontworpen voor het organiseren en manipuleren van gegevens in een rasterindeling, voornamelijk voor berekeningen en analyse.

Microsoft Access biedt tools voor het maken en beheren van databases, waaronder:

* Tabellen: Bewaar gegevens in rijen en kolommen, vergelijkbaar met een spreadsheet.

* vormen: Geef gebruikersinterfaces voor het invoeren en bewerken van gegevens.

* Queries: Hiermee kunt u gegevens uit tabellen zoeken, filteren en ophalen.

* rapporten: Samenvattingen en presentaties van gegevens genereren.

Hoewel toegang tabellen kan gebruiken die lijken op spreadsheets, is het fundamenteel een databasesysteem vanwege de mogelijkheden voor het beheren van relaties tussen tabellen, het afdwingen van gegevensintegriteit en het bieden van geavanceerde queryfunctionaliteit.

Spreadsheets zijn daarentegen beter geschikt voor eenvoudige gegevensorganisatie, berekeningen en basisanalyse.