Zo werkt een POP-account:

1. E-mailbezorging: Wanneer u een e-mail ontvangt, wordt deze in eerste instantie opgeslagen op de e-mailserver van uw provider.

2. E-mail ophalen: Wanneer u een e-mailclient (zoals Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird of Apple Mail) gebruikt die is geconfigureerd met uw POP-account, maakt deze verbinding met de POP-server en downloadt nieuwe e-mails naar uw computer.

3. Lokale opslag: De gedownloade e-mails worden opgeslagen in een aangewezen map op uw lokale computer. Hierdoor kunt u uw e-mails openen en lezen, zelfs als u offline bent.

4. E-mail verwijderen: Als u een POP-account gebruikt, worden e-mails standaard van de server verwijderd nadat ze naar uw computer zijn gedownload. Sommige e-mailclients bieden echter mogelijk de optie om ze gedurende een bepaalde periode op de server te bewaren.

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een POP-account is dat u hiermee volledige controle over uw e-mails krijgt. Zodra ze naar uw computer zijn gedownload, kunt u ze ordenen, sorteren en openen zonder afhankelijk te zijn van een internetverbinding. Het is echter essentieel om ervoor te zorgen dat u regelmatig een back-up maakt van uw lokale e-mailarchief om gegevensverlies te voorkomen.

POP-accounts worden van oudsher veel gebruikt, maar worden geleidelijk vervangen door modernere protocollen zoals IMAP (Internet Message Access Protocol), dat een betere synchronisatie van e-mails op meerdere apparaten mogelijk maakt. Niettemin blijven POP-accounts een functionele en geschikte optie voor degenen die er de voorkeur aan geven hun e-mails lokaal te laten opslaan.