*1. Bepaal het doel en de reikwijdte van het boekhoudsysteem: *.

Definieer duidelijk de financiële doelstellingen van de instelling en de gebruikers die op de boekhoudkundige informatie zullen vertrouwen. Bepaal de specifieke behoeften en vereisten van de financiële activiteiten van het instituut.

*2. Identificeer en categoriseer financiële transacties: *.

Maak een overzicht van alle verschillende financiële activiteiten die binnen de instelling zullen plaatsvinden. Categoriseer deze transacties in inkomstenbronnen, uitgaven, activa, passiva en aandelen.

*3. Een rekeningschema ontwerpen: *

Maak een rekeningschema om de verschillende classificaties van inkomsten en uitgaven nauwkeurig weer te geven. Het rekeningschema moet algemene en specifieke rekeningcodes bevatten om het volgen en rapporteren te vergemakkelijken.

*4. Selecteer Boekhoudsoftware: *.

Kies geschikte boekhoudsoftware die past bij de omvang en activiteiten van het instituut. Dit kan cloudgebaseerde of lokale software zijn. Zorg ervoor dat de software voldoet aan de relevante regelgeving en de nodige rapportagemogelijkheden biedt.

*5. Het grootboek instellen: *

Binnen de boekhoudsoftware stelt u indien nodig het grootboek en de subgrootboeken in. Vul het grootboek in met openingssaldi en zorg ervoor dat deze overeenkomen met de financiële gegevens van de instelling.

*6. Gebruikerstoegang en machtigingen configureren: *

Bepaal gebruikersrollen en wijs machtigingen toe binnen de boekhoudsoftware. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke financiële informatie.

*7. Integreer met andere systemen: *

Als het instituut andere systemen gebruikt voor taken zoals salarisadministratie, voorraadbeheer of subsidiebeheer, zorg er dan voor dat de boekhoudsoftware met deze systemen kan worden geïntegreerd om de gegevensoverdracht te stroomlijnen en fouten te verminderen.

*8. Stel boekhoudbeleid en -procedures vast: *

Creëer een uitgebreide reeks boekhoudbeleid en -procedures die gedetailleerd beschrijven hoe financiële transacties moeten worden vastgelegd, gerapporteerd en beoordeeld. Dit draagt ​​bij aan het behoud van consistentie en transparantie.

*9. Treinpersoneel: *

Zorg voor passende training voor het personeel over het gebruik van het boekhoudsysteem, vooral voor degenen die verantwoordelijk zijn voor gegevensinvoer en financiële rapportage.

*10. Documenten regelmatig onderhouden en controleren: *

Werk de boekhouding voortdurend bij met nieuwe financiële transacties en controleer regelmatig de juistheid van de gegevens. Voer regelmatig afstemmingen en interne controles uit om de integriteit van het systeem te waarborgen.

*11. Financiële rapportage uitvoeren: *

Genereer financiële rapporten volgens de vereisten en wettelijke verplichtingen van de instelling. Dit kunnen onder meer winst- en verliesrekeningen, balansen, kasstroomoverzichten en budget- versus feitelijke rapporten zijn.

*12. Budgetten bewaken en controleren:

Stel een budget op binnen het boekhoudsysteem en controleer regelmatig de werkelijke uitgaven ten opzichte van de gebudgetteerde bedragen. Dit helpt bij kostenbeheer en besluitvorming.

*13. Audit en naleving: *

Zorg ervoor dat het boekhoudsysteem voldoet aan de relevante regelgeving, wetten en boekhoudnormen. Voer regelmatig interne audits uit of schakel externe auditors in om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van financiële gegevens te beoordelen.

*14. Continue verbetering: *

Controleer en evalueer het boekhoudsysteem periodiek om verbeterpunten te identificeren. Blijf op de hoogte van best practices op het gebied van boekhouding en ontwikkelingen in de sector.

*15. Gegevensback-up en -beveiliging: *

Implementeer robuuste gegevensback-up- en beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële informatie te beschermen. Update softwareversies regelmatig om kwetsbaarheden te beperken.