1. E-mailservers:

* E-mailserver van de afzender (uitgaand): Wanneer u een e-mail verzendt, maakt uw e-mailclient (zoals Gmail, Outlook, Thunderbird) verbinding met de uitgaande mailserver (SMTP-server) van uw e-mailprovider. Deze server slaat uw e-mail tijdelijk op in de wachtrij totdat deze wordt afgeleverd. Het houdt ook logboeken bij van verzonden e-mails, inclusief het adres van de ontvanger.

* E-mailserver van de ontvanger (binnenkomend): Wanneer iemand u een e-mail stuurt, stuurt zijn of haar mailserver deze naar de inkomende mailserver van uw e-mailprovider (POP3- of IMAP-server). Deze server bewaart uw e-mail in uw inbox totdat u deze opent. Het e-mailadres is de sleutelidentificatie die de server gebruikt om te bepalen waar de e-mail moet worden afgeleverd.

2. E-mailclients (software/apps):

* Adresboeken/contactlijsten: Uw e-mailclient slaat de e-mailadressen van uw contacten op. Deze worden meestal opgeslagen in een database of bestandsformaat dat specifiek is voor de e-mailclient (bijvoorbeeld de PST-bestanden van Outlook, de MAB-bestanden van Thunderbird of cloudgebaseerde opslag voor webmail).

* Verzonden items/archief: Kopieën van e-mails die u heeft verzonden, worden vaak opgeslagen in de map 'Verzonden items' of in een archief op uw computer of op de e-mailserver. Deze e-mails bevatten het adres van de ontvanger.

* Cache/automatisch aanvullen: E-mailclients cachen vaak recent gebruikte e-mailadressen om suggesties te geven terwijl u typt. Deze informatie wordt lokaal opgeslagen.

3. Databases en toepassingen:

* CRM-systemen (Customer Relationship Management): Bedrijven gebruiken CRM-systemen zoals Salesforce, HubSpot en Zoho CRM om klantgegevens, inclusief e-mailadressen, te beheren.

* Marketingautomatiseringsplatforms: Platforms zoals Mailchimp, Marketo en Pardot slaan e-mailadressen op voor het verzenden van marketingcampagnes. Ze houden ook vaak gebruikersgegevens en betrokkenheid bij.

* E-commerceplatforms: Platforms zoals Shopify, WooCommerce en Magento slaan e-mailadressen van klanten op voor orderverwerking, accountbeheer en marketing.

* Sociale mediaplatforms: Platforms zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. slaan de e-mailadressen op die u verstrekt voor het aanmaken van accounts, communicatie en beveiliging.

* Websites en webapplicaties: Veel websites en applicaties hebben e-mailadressen nodig voor registratie, inloggen, wachtwoordherstel en communicatie. Deze adressen worden opgeslagen in databases die bij de website of applicatie horen.

* Lidmaatschapssites/forums: Sites waarvoor lidmaatschap vereist is (bijvoorbeeld forums, online communities) slaan e-mailadressen op als onderdeel van gebruikersaccountgegevens.

4. Besturingssystemen:

* Sommige besturingssystemen (zoals macOS) hebben ingebouwde adresboektoepassingen die contactgegevens opslaan, inclusief e-mailadressen. Deze worden doorgaans opgeslagen in de lokale opslag van het besturingssysteem.

5. Spreadsheets en documenten:

* E-mailadressen worden vaak opgeslagen in spreadsheets (bijvoorbeeld Excel, Google Spreadsheets) of documenten (bijvoorbeeld Word, Google Docs) voor verschillende doeleinden, zoals contactlijsten, mailinglijsten of projectbeheer.

6. Mobiele apparaten:

* Contact opnemen met apps: Uw smartphone (iOS, Android) slaat e-mailadressen op in de contacten-app. Deze gegevens worden vaak gesynchroniseerd met clouddiensten zoals Google Contacten of iCloud.

* E-mailapps: Mobiele e-mailapps slaan e-mailadressen op dezelfde manier op als desktop-e-mailclients (adresboeken, verzonden items, cache).

7. Cloudopslag:

* Als u cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive gebruikt, zijn er mogelijk bestanden (spreadsheets, documenten, contactlijsten) opgeslagen die e-mailadressen bevatten.

8. Datamakelaars en marketinglijsten:

* Helaas verzamelen en verkopen sommige datamakelaars en marketingbedrijven e-mailadressen. De wettigheid en ethiek van deze praktijk verschillen per regio.

Belangrijke overwegingen:

* Beveiliging: De veiligheid van e-mailadressen hangt af van waar ze zijn opgeslagen en van de beveiligingsmaatregelen die zijn getroffen. Veilige opslagpraktijken omvatten encryptie, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits.

* Privacy: E-mailadressen worden beschouwd als persoonlijke informatie en het gebruik ervan valt onder privacywetten zoals GDPR (General Data Protection Regulation) en CCPA (California Consumer Privacy Act). Organisaties moeten verantwoord omgaan met e-mailadressen en waar nodig met toestemming van de gebruiker.

* Beleid voor gegevensbewaring: Organisaties moeten een duidelijk beleid hebben over hoe lang ze e-mailadressen bewaren en hoe ze worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn.

Samenvattend kunnen we stellen dat e-mailadressen wijd verspreid zijn over verschillende systemen en locaties. De specifieke locatie is afhankelijk van de context waarin het e-mailadres wordt gebruikt. Begrijpen waar e-mailadressen worden opgeslagen, is essentieel voor gegevensbeveiliging, privacynaleving en verantwoord gegevensbeheer.