SharePoint-documentbibliotheek:

* Primair doel: Gecentraliseerde opslag en beheer van documenten. De nadruk ligt op documentversiebeheer, metadata, machtigingen en zoekmogelijkheden voor efficiënt documentbeheer. Zie het als een gestructureerde archiefkast.

* Organisatie: Zeer gestructureerd. Documenten zijn georganiseerd in mappen en metagegevens kunnen worden gebruikt voor geavanceerd zoeken en filteren.

* Samenwerking: Samenwerken is mogelijk, maar het is meer een functie die gelaagd is op de primaire functie van documentopslag. Commentaar en co-auteurschap zijn beschikbaar, maar staan ​​niet centraal.

* Communicatie: Beperkte ingebouwde communicatiefuncties. Vertrouwt doorgaans op externe hulpmiddelen voor de communicatie rondom de documenten.

* Beste gebruiksscenario's:

* Opslaan en beheren van grote aantallen documenten met geavanceerde versiebeheer- en toegangscontrolebehoeften.

* Archivering van belangrijke documenten die langdurige bewaring en audittrails vereisen.

* Situaties waarin gestructureerde opslag en metagegevens cruciaal zijn (bijvoorbeeld naleving van de wet- en regelgeving).

* Wanneer u robuuste zoek- en filtermogelijkheden in veel documenten nodig heeft.

Microsoft Teams Workspace (vaak geïntegreerd met SharePoint):

* Primair doel: Het faciliteren van teamsamenwerking en communicatie rond een project of een gedeeld doel. Documentopslag is een *ondersteunende* functie. Zie het als een centrale hub voor een projectteam.

* Organisatie: Minder gestructureerd dan documentbibliotheken. Terwijl documenten achter de schermen worden opgeslagen in een SharePoint-bibliotheek (vaak verborgen voor de gebruiker), geeft de Teams-interface prioriteit aan gesprekken, kanalen voor specifieke onderwerpen en snelle toegang tot gedeelde bestanden die verband houden met die gesprekken.

* Samenwerking: Samenwerking staat centraal. Teams bieden realtime chat, videogesprekken, het delen van bestanden en taakbeheer, allemaal binnen één enkele interface.

* Communicatie: Rijke communicatiefuncties zijn ingebouwd; chat, vergaderingen, kanalen, enz. zijn allemaal ontworpen om voortdurende teamcommunicatie te ondersteunen.

* Beste gebruiksscenario's:

* Projecten die nauwe samenwerking tussen teamleden vereisen.

* Situaties waarin snelle communicatie en het delen van informatie essentieel zijn.

* Wanneer u een centrale hub nodig heeft voor alle projectgerelateerde activiteiten, niet alleen voor documenten.

* Wanneer u andere apps en services in uw workflow moet integreren (bijvoorbeeld Planner, Power BI).

Wanneer gebruik je welke:

* Kies een SharePoint-documentbibliotheek als: Je hebt vooral een robuust, gestructureerd systeem nodig voor het opslaan en beheren van documenten met de nadruk op versiebeheer, beveiliging en metadata. Samenwerking is belangrijk, maar niet de centrale drijfveer.

* Kies een Microsoft Teams-werkruimte als: U hebt een centrale hub nodig voor teamcommunicatie en samenwerking, en het delen van documenten is een ondersteunend element. Realtime communicatie, geïntegreerde tools en een minder gestructureerde aanpak zijn essentieel.

In veel gevallen werken ze samen. Een Teams-werkruimte maakt vaak achter de schermen gebruik van een SharePoint-documentbibliotheek om de bestanden op te slaan die binnen het team worden gedeeld. De gebruikersinterface binnen Teams vereenvoudigt de interactie, waarbij samenwerking centraal staat, terwijl SharePoint de onderliggende infrastructuur voor documentbeheer biedt.